Prioritäten setzen

Es ist unmöglich, alle Probleme an einem einzigen Tag zu lösen. Meistens ist es aber vollkommen ausreichend, wenn Du nur die wichtigsten Dinge erledigst (siehe Das Pareto-Prinzip). Aber was sind für Dich die wichtigsten Aufgaben? In diesem Artikel lernst Du Methoden kennen, mit denen Du Deinen Aufgaben die richtige Priorität zuordnen kannst.

Effektives Zeitmanagement bedeutet, das Wichtigste zuerst zu tun. Stephen R. Covey

Was die wichtigsten Sachen in Deinem Leben sind, hängt von Deinen größten Zielen ab. Dir sollte absolut klar sein, welche Ziele das sind. Falls Du jetzt nicht auf Anhieb Deine Ziele aufschreiben kannst oder sie bereits auf einem Zettel aufgeschrieben hast, solltest Du erst die Kategorie Ziele lesen. Selbst wenn Dir Deine Ziele schon klar sind, ist es aber nicht leicht, die täglichen Aufgaben mit ihrer Hilfe in die richtige Reihenfolge zu bringen. Deshalb gibt es verschiedene Methoden, mit denen Du alle Dinge leicht nach ihrer Priorität ordnen kannst.

Zeitmanagementmatrix (Eisenhower-Prinzip)

Mit Hilfe der Zeitmanagementmatrix, die sowohl durch den ehemaligen US-Präsidenten Eisenhower als auch durch den bekannten Autor Stephen R. Covey populär geworden ist, werden die verschiedenen Tätigkeiten in 4 Quadraten eingeteilt. Jede Aufgabe wird nach den Kriterien „dringlich/undringlich“ und „wichtig/unwichtig“ in eines der 4 Quadranten eingeordnet.

Zeitmanagementmatrix

Quadrant I

In Quadrant I befinden sich Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Es handelt sich um Dinge, die noch heute persönlich erledigt werden müssen. In diesen Quadranten fallen Probleme, Krisen, bedeutende Entscheidungen und Projekte mit anstehendem Abgabetermin. Aufgaben aus diesem Bereich können Dir Sorgen bereiten und sind oft mit Stress verbunden. Es ist offensichtlich, dass diese Aufgaben die höchste Prioritätsstufe haben.

Wenn sich allerdings alle Deine Aufgaben in Quadrant I wieder finden, wirst du völlig von äußeren Einflüssen beherrscht. Du betreibst dann kein Zeitmanagement mehr, sondern Krisenmanagement.

Quadrant II

Quadrant II ist der entscheidende Bereich für effektives Zeitmanagement. Hier befinden sich Aufgaben, die wichtig aber nicht dringend sind. Es handelt sich um Dinge wie das Setzen von Zielen, die langfristige Planung, Vorbereitung und Erholung. Dieser Bereich wird oft übersehen. Aber alle Dinge, die sich in Quadrant II befinden, rutschen irgendwann in Quadrant I, wenn Du sie nicht vorher erledigst.

Quadrant III

Post, Emails, Telefonanrufe und Meetings sind teilweise dem Quadrant III – dringend, aber nicht wichtig – zuzuordnen. Diese Aufgaben können leicht irrtümlich in Quadrant I einsortiert werden, weil sie so dringend wirken, dass die Wichtigkeit gar nicht mehr beurteilt wird. Oft entsteht die Dringlichkeit solcher Aufgaben auch erst durch Erwartungen anderer. Quadrant III Tätigkeiten solltest Du nach Möglichkeit delegieren oder schnell in einem großen Block erledigen.

Quadrant IV

Unwichtige und nicht dringende Aufgaben befinden sich in Quadrant IV. Es handelt sich um sinnlose Aktivitäten, mit denen Du Deine Zeit verschwendest. Diese Dinge wandern direkt in den Papierkorb.

Zusammenfassung

Ordne Deine täglichen Aktivitäten jetzt den 4 Quadranten zu. Als erstes musst Du natürlich die Aufgaben aus Quadrant I erledigen. Dein Ziel sollte aber sein, diesen Bereich in Zukunft kleiner werden zu lassen. Als zweites solltest du dich mit dem Inhalt von Quadrant II beschäftigen. Mit Aktivitäten aus Quadrant II bekommst Du Dein Leben unter Kontrolle und sorgst dafür, dass Du weniger Zeit für Quadrant I verwenden musst.

Schließlich kannst Du Dich mit Quadrant III und – wenn überhaupt – mit Quadrant IV befassen. Besser wäre es allerdings, wenn Du hierfür kaum Zeit aufwendest und stattdessen weitere Aktivitäten aus Quadrant II erledigst.

Die ABC-Methode

Die Stärke dieser Methode liegt in ihrer Einfachheit. Mit der ABC-Methode kannst Du alle Deine Aufgaben in wenigen Minuten nach ihrer Priorität sortieren. Liste zunächst alle Aufgaben, die Du erledigen musst, auf einem Blatt Papier auf. Anschließend ordnest Du allen Aufgaben einen Buchstaben nach folgendem System zu:

A

Eine Aufgabe, die mit einem „A“ markiert ist, ist sehr wichtig. Es handelt sich um etwas, was Du machen musst. Wenn Du diese Aufgabe erledigt hast, wird das Dein Leben und Deinen Erfolg sehr positiv beeinflussen. Lässt Du die Aufgabe liegen, hat dies unangenehme Folgen.

B

„B“ Aufgaben solltest Du erledigen. Sie sind keinesfalls so wichtig wie „A“ Aufgaben, können aber nicht unbegrenzt nach hinten verschoben werden. Diese Aufgaben können zu einem späteren Zeitpunkt auch schnell zu „A“ Aufgaben werden.

C

Bei einer „C“ Aufgabe handelt es sich um Dinge, die zunächst unvollendet bleiben können. Es gibt keinen bestimmten Stichtag, an dem Du die Aufgabe erledigt haben musst. Wenn eine solche Aufgabe erst später erledigt wird, führt das nicht zu negativen Folgen.

D

Du kannst die ABC-Methode auch noch um „D“ Aufgaben erweitern. Hierbei handelt es sich um Dinge, die eigentlich gar nicht erledigt werden müssten oder die delegiert werden können. Wenn Du alle wichtigeren Aufgaben erledigt hast, kannst Du Dich den „D“ Aufgaben widmen.

Wie Du weiter vorgehen solltest

Du kannst jetzt alle Aufgaben noch weiter untergliedern, indem Du sie nummerierst (A-1, A-2…). Vor Dir liegt am Ende eine Liste voller Aufgaben, die perfekt nach Priorität geordnet sind. Jetzt fängst Du einfach mit Aufgabe „A-1“ an und gehst erst zur nächsten Aufgabe über, wenn Du „A-1“ erledigt hast.

Tagesgeschäft und Weitblick

Die ABC-Methode hilft Dir dabei, Deine täglichen Aufgaben so zu gliedern, dass Du sie nach Priorität erledigen kannst. Die Herausforderung ist, sich möglichst an diesen Plan zu halten und nicht von neuen Dingen ablenken zu lassen. In der Regel wirst Du aber auch dann nicht alle Aufgaben abarbeiten können. Genau deshalb sortierst Du sie ja auch!

Langfristig solltest Du mit Hilfe der Zeitmanagementmatrix Deinen Arbeitstag so umstellen, dass Du immer mehr Zeit im zweiten Quadrant verbringen kannst. Dies ist eher ein Projekt mit Weitblick, das mehrere Monate in Anspruch nehmen kann, sich aber auf jeden Fall lohnen wird!

16 Kommentare

  • bla bla bla bla ……………. schwugele

  • Lieber Timo,

    kannst du das übersetzen?

    Danke!
    Dagmar

  • Timos Äußerung legt man einfach in Quadrant IV ab, Dagmar. ;-)

    Es gibt halt viele Arbeitstiere, die nicht organisieren können bzw. nicht wollen und stattdessen endlos Überstunden vor sich her schieben bzw. Abfeiern müssen, um das unfähige Zeitmanagement wieder glattzubügeln.

    Man sollte viel mehr nach Prioritäten arbeiten, um sich nicht selbst in den Wahnsinn zu treiben und dazu ist die sinnvolle Einteilung von Zeit einfach notwendig. Liebe Arbeitgeber, holt eure Leute ins Boot und zeigt ihnen, wie es geht!

    VG
    Petra

  • Danke,ich habe meine persönliche Krise dank beyourbest.de ungeschadet überstanden und habe dadurch genug Energien freisetzen können, für zukünftige Krisen!
    Danke and be your best!

  • […] kann, bis eine Antwort kommt. Dann können Emails „am Fließband” beantwortet (bzw. sortiert werden) werden, was deutlich schneller […]

  • Bei mir sieht es eher so aus, dass ich Tage habe, an denen ich wirklich effektiv arbeite, an anderen wiederum nur Quatsch mache.

    Ich versuche mir täglich einzubläuen, nicht sofort die E-Mails zu checken, sondern jede Stunde oder alle 2 Stunden, und diese dann sofort zu beantworten oder weiterzuleiten.

    Weiterhin muss ich täglich Telefonakquise machen, was mich am Anfang ganz von der Rolle brachte, ich verbrauchte ziemlich viel Zeit, und ohne Erfolg. Jetzt nehme ich mir vor, 2-3 wöchentlich eine Stunde einzuplanen, das zu einer Uhrzeit, an der man immer jemanden erreichen können sollte, und mit viel Energie, also am besten morgens um 10h, nicht um 14h nach der Mittagspause, nach der man meistens träge ist.

    Trotzdem ist es nicht effektiv, da ich auch ziemlich chaotisch bin, ich arbeite aber daran

  • @Julia

    Ich finde, dass sich das bei Dir doch ganz gut anhört. Die ersten Stunden des Morgens mit den wichtigsten Dingen ohne Internet und E-Mail zu verbringen, ist eine super Sache. Wenn Du das schaffst, wird auch der Rest des Tages besser laufen. Lies dazu auch mal http://www.beyourbest.de/erfolgsgrundsaetze/eine-tagliche-morgenroutine/

    Klar, man kann sich immer noch verbessern. Aber was Du schreibst zeigt ja, dass Du Dich mit Produktivität auseinandersetzt und so in Zukunft immer mehr über Dich lernen wirst.

  • […] und alles, was ich nicht vergessen darf, erfasse ich zusätzlich bei Wunderlist. Und zwar nach dem ABC Prinzip. Wie man auf den Screenshot sehen kann, A-Aufgaben sind “muss” Aufaben, sprich […]

  • Das Prinzip ist mehr oder weniger unnötig.

    Das Zuordnen kostet Zeit! In der Zeit hätte man schon lang alles erledigen können.

    1. Egal um welche Entscheidung es sich handelt, entscheide Dich so schnell du kannst ohne zu überlegen (z. B. Spül ich jetzt oder Später? – JETZT! etc.)

    2. Du hast Dir eine Aufgabe vorgenommen? Wenn du nicht innerhalb 72 Stunden damit beginnst diese Aufgabe zu erledigen, um zum Beispiel sein Ziel zu erreichen, wirst du weder die Aufgabe jemals anfangen, noch erledigen oder das Ziel erreichen (sobald du eine neue Aufgabe/Plan/Idee/Projekt hast laufen die 72 Stunden!)

    Fazit: Verschwende keine zeit um die Aufgaben noch schön zu ordnen. Fang direkt an die Aufgaben zu bearbeiten dann bist du schneller fertig und hast mehr Freizeit!

    Ps: PAUSEN sind sehr WICHTIG!

    • Glaube nicht, das das funktioniert. Zumindest nicht außerhalb von Ei-di-dei-Land oder Wolke 7.
      Das Einfach-drauflos-arbeiten funktioniert nicht längerfristig. Immer nur klein-klein denken und ad-hoc Entscheidungen treffen. Da bleiben Überblick und Zusammenhang auf der Strecke. Mal entscheidest Du etwas nach Kriterien A und B, 2 Wochen später dann nach Kriterien C und D, weil Du Dir die Zeit nicht nimmst, mal globaler drüber nachzudenken, es einzuordnen und es vielleicht sogar schriftlich niederzulegen.
      Funktionieren tut das immer nur dann, wenn Du es nach den 2 Wochen immer mit anderen Leuten zu tun hast. Aber was, wenn nicht? Oft haben sich die Leute aus der ersten Gelegenheit gelernt, dass für Dich die Kriterien A und B wichtig sind. Und dann entscheidest Du 2 Wochen später plötzlich anders. Das gibt Irritationen, die sich über längere Zeit zu Ärger und Vertrauenslosigkeit entwickeln.
      Von anderen Menschen wird sowas nämlich als Willkür und/oder Beliebigkeit wahrgenommen …
      (In jedem Buch über Kindererziehung steht das als einer der größten Fehler, die man machen kann, weil das Kind so nicht lernt, wie es sich denn nun verhalten soll. – Das selbe trifft übrigens auch auf die Hundeerziehung zu.)

      Die „bildliche“ Verdeutlichung: Die Bilder von Roy Lichtenstein.
      Gigantische Formate mit Comics drauf. Wenn man näher rangeht, sieht man, dass das nur viele, kleine, runde, bunte Punkte sind.
      Deine Vorgehensweise hierher übertragen, heißt: Du füllst heute dieses Rechteck mit vielen, kleinen, runden, bunten Punkten. Wenn Du das dann tust, bis die Leinwand voll ist, fragt sich der Betrachter, der eben nicht direkt vor der Leinwand, sondern ein paar Meter weit er hinten steht, was das sein soll. Er erkennt nämlich keine Struktur, kein Bild und hält es für Blödsinn oder sagt abschätzig „abstrakte Kunst“, dreht sich um und geht.
      Das passiert, weil Du nicht schaust, worum es sich bei Deiner täglichen Fläche handelt: Ist das Gesicht? Himmel? Haar? Mantel, Hut, … ?
      Ja, ein paar Schritte zurück zu treten, zu schauen und zu überlegen kostet Zeit. Aber es hilft dem Gesamtwerk ungemein. – Sonst kommt nur willkürlicher Blödsinn raus …
      In der Regel kannst Du am Ende auch nix mehr erklären, denn Du weißt schlicht nicht mehr, warum Du links oben ziemlich in der Ecke so viele Grün genommen hast. Nun hat der Typ eben ein grünes Gesicht und grünes Haar … ist das ein Zombie? Oder ist er eine Pflanze? Oder ist ihm nur schlecht von seiner ersten Zigarette? Oder ist das überhaupt gar kein Mensch, sondern … ?

  • Finde das Prinzip wirklich gut. Gibt auch zwei Online-Tools, Priority Matrix und das etwas neuere Eisenhower.me, welche erlauben, das Ganze auch digital zu pflegen…

  • ich denke dass das ganze uninterresant ist, ich meine habt ih trotteln nichts besseres zu tun als vorm pc zu sitzen und irgendwelche scheiss seiten zu besuchen ? das ganze heit wirklich kein sinn. ihr braucht das ganze nicht, seit ihr einfach selbst, scheisst darauf was die anderen sagen, denken und hören wollen. Mir ist es höchstpersönlich scheiss egal ! euch sollte es auch so sein denke ich peace out leute

  • […] (Quelle) Haben Sie nun all Ihre Aufgaben in diese vier Quadranten aufgeteilt können Sie Prioritäten festlegen. Aufgaben des Quadranten 1 beispielsweise sollten vorrangig bearbeitet werden. Achten Sie jedoch darauf, dass dieser Bereich möglichst klein bleibt und versuchen Sie ihn nicht mit weiteren Aufgaben zu füttern. Der wohl wichtigste Bereich ist Quadrant 2. Versuchen Sie so viele Aufgaben wie möglich in diesen Bereich zu legen und kümmern Sie sich erst danach um Quadrant 3. Auch dem letzten Quadranten sollten Sie nicht so viel Aufmerksamkeit schenken und versuchen, diesen möglichst klein zu halten. Überlegen Sie, je nach aktueller Situation, ob Sie die Aufgaben dieses Bereiches überhaupt erledigen müssen. […]

  • […] besonders Fatale daran: Am allermeisten leiden darunter unsere wichtigen, aber eben nicht dringenden Aufgaben. Das sind die Dinge, die für uns persönlich wichtig sind, bei denen aber keine unmittelbaren […]

  • […] Folge: Wir nehmen uns keine Zeit mehr für die wichtigen Aufgaben, sondern lassen uns von außen vorgeben, womit wir uns beschäftigen sollen. Die Folge: 80 Prozent […]

  • […] Um die Aufgaben zu sortieren, nutze ich eine abgewandte Form des Eisenhower Prinzips. Wie das Prinzip genau funktioniert, kannst du hier nachlesen: Zeitmanagement – Prioritäten setzen […]

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