Planen leicht gemacht – Wie Du mit wenig Zeitaufwand die besten Pläne machst

Es gibt inzwischen hunderte von Methoden und Tipps, wie Du Dich mit einem Plan selbst besser organisieren kannst. Von der einfachen To-Do-Liste bis zu komplexer Projektmanagementsoftware. Jede dieser Methoden soll Dir dabei helfen, Deine persönlichen Projekte effektiv zu planen.

Doch welches Planungssystem funktioniert eigentlich am besten? Wir haben uns auf die Suche nach dem ultimativen Plan gemacht und jede Menge Software, Apps und Taktiken getestet.

Das überraschende Ergebnis? Eigentlich funktionieren sie alle! Wir haben inzwischen zwar eine eigene Methode entwickelt, die wir Dir gleich vorstellen. Aber im Grunde ist es vollkommen egal, ob Du nach der „Getting Things Done“-Methode vorgehst, Trello nutzt oder ein Notizbuch verwendest.

Warum? Weil das Problem in Wahrheit ein ganz anderes ist. Wenn Du die hinter jedem Plan stehenden Planungsprinzipien nicht kennst, hilft Dir keines der Systeme weiter. Im Gegenteil: Du wirst genervt von einer Methode zur nächsten wechseln, weil Du nicht die gewünschten Ergebnisse erzielst.

Wir möchten Dir heute zeigen, wie Du Deine Projekte in Zukunft richtig planst: ohne viel Zeitaufwand, aber mit großer Wirkung. Du lernst,

  • wobei Dir ein Plan weiterhelfen sollte
  • warum Deine Erfolge ohne einen Plan überschaubar bleiben
  • und weshalb Du nicht mehr, sondern weniger planen solltest.

Im Anschluss stellen wir Dir das BeYourBest Prio-Planen vor – unsere Planungsmethode, mit der Du alle drei Planungsprinzipien spielend leicht anwenden kannst und dabei fast keine Zeit verlierst.

BeYourBest Prio-Planen

Planungsprinzip #1: Licht ins Dunkel bringen

Warum solltest Du überhaupt einen schriftlichen Plan machen? Was spricht dagegen, ein Ziel einfach ohne einen Plan anzugehen?

Ganz einfach: Ein guter Plan ist die perfekte Übersicht Deiner nächsten Schritte.

Es macht einen riesigen Unterschied, ob Du im Kopf eine ungefähre Vorstellung davon hast, was Du tun willst, oder ob Du es schriftlich als Plan festhältst. So bist Du gezwungen, eine Struktur zu schaffen und die wichtigsten Meilensteine zu bestimmen.

Jede Minute, die Du mit Planen verbringst, erspart Dir 10 Minuten bei der Ausführung. Brian Tracy

Stell Dir das wie eine hell erleuchtete Treppe vor. Wenn Du schon jede Stufe vor Dir siehst, weißt Du immer genau, was als nächstes kommt und was noch vor Dir liegt. Dein Plan bringt Licht ins Dunkel.

Sind die Treppenstufen dagegen alle dunkel und Du weißt weder wie viele Stufen Du erklimmen musst noch wie diese aussehen, wirst Du langsamer vorankommen – und schneller aufgeben. Die unbekannte Treppe macht Dir Angst und Du verlierst den Glauben daran, ihr Ende erreichen zu können.

Aber Achtung: Es geht nur darum, einen groben Überblick zu gewinnen. Dein Plan soll nicht alle Eventualitäten abdecken. Ein häufiger Fehler ist, viel zu lang über dem perfekten Plan zu brüten. Du wirst Deinen Plan auf dem Weg nach oben immer wieder überarbeiten und anpassen, weil Du Dich nie auf alle Überraschungen des Lebens vorbereiten kannst.

Merke Dir deshalb Planungsprinzip Nummer 1:

Ein guter Plan bringt Licht ins Dunkel, indem er Dir eine grobe Übersicht Deines Vorhabens verschafft.

Planungsprinzip #2: Raus aus dem Reaktionsmodus

Unser Leben ist heutzutage sehr „reaktiv“ geworden. Das bedeutet, dass wir auf Anforderungen nur noch passiv reagieren und uns in einem ständigen Reaktionsmodus befinden. Statt unser Leben aktiv zu steuern, reagieren wir auf Signale von außen. Zum Beispiel:

  • Das Geräusch der nächsten E-Mail, die in unserem Postfach landet.
  • Neue Likes, geteilte Inhalte und Statusupdates, über die uns Apps sofort informieren.
  • Neue Nachrichten, Bilder und Sprachnachrichten bei Whatsapp, auf die wir reagieren müssen.
  • Angesetzte Meetings, an deren Ende wieder nichts passiert ist.
  • Eilmeldungen über die nächste Katastrophe, den nächsten Eklat oder belanglose Prominews.

Mit all diesen Ablenkungen vergeht ein Arbeitstag, an dem wir zwar die ganze Zeit beschäftigt waren, aber kaum etwas geschafft haben.

Die Folge: Wir nehmen uns keine Zeit mehr für die wichtigen Aufgaben, sondern lassen uns von außen vorgeben, womit wir uns beschäftigen sollen. Die Folge: 80 Prozent Deiner täglichen Arbeit bringt Dich gar nicht oder kaum weiter. Trotzdem bist Du abends natürlich müde und gestresst.

Ein guter Plan sollte Dich dabei unterstützen, die wirklich wichtigen Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren. Er hilft Dir, Deinen Tag aktiv zu gestalten statt nur auf die Bedürfnisse anderer zu reagieren.

Wie oft hast Du Dich schon beschwert, dass Du wegen des täglichen Chaos wieder nichts geschafft hast? Die Lösung heißt: Planen. Planungsprinzip Nummer 2 lautet deswegen:

Ein guter Plan befreit Dich aus dem Reaktionsmodus, indem er Freiraum für die wichtigsten Aufgaben des Tages schafft.

Planungsprinzip #3: Klarheit schlägt Komplexität

Unser letztes Prinzip erscheint Dir auf den ersten Blick vielleicht etwas widersprüchlich. Denn es zeigt Dir, warum Du nicht mehr, sondern weniger planen solltest.

Wenn Du schon einmal ernsthaft versucht hast, regelmäßig Tages-, Wochen oder sogar Monatspläne zu erstellen, hast Du bestimmt die Erfahrung gemacht, dass Du dafür sehr viel Zeit benötigst. Die Pläne werden so schnell unübersichtlich, weil sie viel zu detailliert sind.

Außerdem sind solche Pläne viel zu unflexibel und werden deshalb unserem Alltag nicht gerecht. Du könntest Dich heute hinsetzen und die nächsten Monate auf dem Papier vollständig durchplanen. Doch es werden immer Dinge dazwischen, die Du nicht vorhersehen kannst.

Wenn Du dann aber schon jeden Tag mit Aufgaben vollgestopft hast, wird Dich der kleinste Stolperstein vollkommen aus dem Konzept bringen. Du verbringst in einem solchen Fall wertvolle Zeit damit, den Plan an die neue Situation anzupassen und Deine Prioritäten umzustellen.

Achte deshalb darauf, dass Du nicht jeden einzelnen Schritt sorgsam aufschreibst, sondern nur eine Übersicht schaffst. Richtig konkrete Pläne machst Du für höchstens eine Woche und überprüfst sogar diese Pläne jeden Abend oder Morgen kurz noch einmal auf notwendige Anpassungen.

Und noch ein Tipp: Schreib klar und deutlich auf, was Du tun willst. Statt einfach nur „Bewerbung“ auf einen Zettel zu kritzeln, schreibst Du „Anschreiben an Firma XYZ vorbereiten und Lebenslauf aktualisieren“. Statt „Sport“ steht auf Deinem Tagesplan „5 Kilometer Joggen gehen“.

Berücksichtige bei jedem Plan, den Du Dir machst, Planungsprinzip Nummer 3:

Ein guter Plan ist flexibel, entsteht mit wenig Zeitaufwand und ist klar formuliert.

BeYourBest Prio-Planen: Richtig Planen in der Praxis

Wenn Du diese drei Planungsprinzipien beherzigst, wirst Du nach einer ersten Eingewöhnungszeit mit jedem der gängigen Planungssysteme zurecht kommen. Wir ersparen Dir die Suche und stellen Dir jetzt das BeYourBest Prio-Planen vor. Der Vorteil: es ist einfach, schnell und effektiv.

Das Prio-Planen – angelehnt an das Wort Priorität – besteht aus drei Teilen:

  1. Meilensteinpläne
  2. Wochenplan
  3. Tagesplan

1. Erstelle Dir 2-3 Meilensteinpläne

Eine der größten Herausforderungen in der heutigen Zeit ist es, das zu Ende zu bringen, was Du angefangen hast. Zu oft lassen wir uns von dem nächsten spannenden Projekt, einer neuen Idee oder einfach den Alltagaufgaben ablenken. Deshalb solltest Du höchstens zwei bis drei Projekte gleichzeitig verfolgen. Alles andere führt dazu, dass Du eine lange Liste unvollendeter Ziele hast und nicht vorankommst.

Du kannst alles erreichen, aber nicht alles schaffen. David Allen

Entscheide Dich also zuerst für Deine zwei wichtigsten Ziele und erstelle für sie einen sogenannten Meilensteinplan.

Ein Meilensteinplan fasst auf maximal einer DIN A4 Seite nur die wichtigsten Schritte auf dem Weg zu Deinem Ziel zusammen.

Dieser Übersichtsplan hilft Dir dabei, Licht ins Dunkel zu bringen, ohne jedes kleine Detail zu berücksichtigen.

Probiere es jetzt gleich aus: Nimm eines Deiner Ziele und schreib Dir die zehn wichtigsten Schritte in der richtigen Reihenfolge auf. Wenn Du zum Beispiel eine Idee für ein neuartiges Produkt hast, das Du gerne verkaufen möchtest, könnte Dein Meilensteinplan – ergänzt um noch ein paar weitere Details – so aussehen:

BYB Prio-Planen Meilensteinplan

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Du siehst an diesem Beispiel, wie ein sehr großes Ziel – die Entwicklung und der Verkauf eines eigenen Produkts – in Meilensteine aufgeteilt wird. Das gibt Dir eine Richtung, weil Du weißt, womit Du anfangen musst.

Natürlich ist dieses Projekt in Wahrheit viel komplizierter als es dieser Meilensteinplan erahnen lässt. Doch Du solltest Dich am Anfang nicht mit jedem Detail aufhalten, sondern nur einen groben Überblick haben. Wie Du die Internetseite gestaltest und welchen Preis Dein Produkt haben soll, kannst Du später entscheiden.

Wenn es Dir hilft, kannst Du im Anschluss für den Meilenstein „Ersten Prototypen entwickeln“ noch einen eigenen Meilensteinplan erstellen und dort dann weiter ins Detail gehen.

2. Wochenplan

Im zweiten Schritt werden wir etwas konkreter: Jeden Sonntag Abend nimmst Du Dir 10-15 Minuten Zeit, um einen groben Wochenplan zu erstellen. Dabei sollten neben den üblichen Terminen vor allem Deine auf den Meilensteinplänen festgehaltenen Projekte im Fokus stehen. Sonst landest Du schnell im Reaktionsmodus.

Dazu stellst Du Dir für jedes Deiner Projekte die folgende Frage:

Welche zwei konkreten Schritte muss ich in der nächsten Woche machen, um meinem Ziel näher zu kommen?

Deine Antwort schreibst Du auf und entscheidest als nächstes, wann Du für diese Schritte Zeit hast. Anschließend hältst Du diese Zeitblöcke wie feste Termine fest. Das hilft Dir, Deine Ziele nicht aus den Augen zu verlieren und die Woche aktiv zu gestalten statt nur auf Anforderungen anderer zu reagieren. Hier ein Beispiel für einen Wochenplan:

BYB Prio-Planen Wochenplan

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Du siehst an dem Beispiel, wie wir kleine Zeitblöcke für die beiden wichtigsten Projekte geschaffen haben. Das ist wichtig, weil Du sonst am Ende der Woche erst merkst, dass Du wegen der ganzen Aufgaben des Alltags nicht mehr dazu gekommen bist.

3. Tagesplan

Mit dem Tagesplan haben wir schon das Ende des BeYourBest Prio-Planens erreicht.

Nimm Dir jeden Abend fünf Minuten Zeit, um Deine zwei wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag festzuhalten.

Mach es nicht zu kompliziert. Formuliere zum Beispiel auf einem kleinen Zettel kurz und knapp, was Du morgen erreichen willst. Denk daran, dass Du nicht nur „Bewerbung“ oder „Sport“ aufschreibst, sondern sehr konkret wirst.

BYB Prio-Planen Tagesplan

Klick auf das Bild für eine größere Ansicht

Das Geheimnis des Tagesplans ist, dass er Dir noch einmal ganz deutlich vor Augen führt, wo Deine Prioritäten für den nächsten Tag liegen. Im besten Fall fängst Du dann morgens gleich mit der wichtigsten Aufgabe des Tages an.

Schluss mit Aufschieben – die drei häufigsten Ausreden enttarnt

Eigentlich ist uns allen klar, dass wir unsere Aufgaben nicht ständig weiter aufschieben sollten. Hast Du Dir nicht auch schon einmal gewünscht, dass Du einfach früher angefangen hättest? Oder Dich im Nachhinein gefragt „Warum ist mir das die ganze Zeit so schwer gefallen“?

Aber spätestens beim nächsten großen Projekt geht die Aufschieberei wieder von vorne los. Warum ist das so? Warum schieben wir Dinge immer wieder auf, obwohl wir es eigentlich besser wissen?

Einer der Hauptgründe ist, dass wir uns selbst mit Sätzen wie „Ich habe heute keine Zeit, morgen fange ich wirklich an“ an der Nase herumführen und uns so das Leben schwer machen. Mit diesen kleinen Ausreden gelingt es uns, das ständige Aufschieben zu rechtfertigen.

Wir haben in diesem Artikel die drei häufigsten Aufschiebelügen aufgedeckt und verraten Dir, was Du in Zukunft anders machen solltest, damit das Aufschieben endlich ein Ende hat.

„Ich fange morgen damit an“

Wie oft hast Du schon den folgenden Gedanken gehabt und Dich danach wieder zufrieden aufs Sofa gelegt?

Morgen geht es wirklich los. Auf den einen Tag kommt es jetzt wirklich nicht mehr an. Das wird ja wohl noch in Ordnung sein. Dann bin ich auch ausgeruhter und kann mit vollem Einsatz loslegen.“

Kommt Dir bekannt vor? Kein Wunder. Es ist eine der beliebtesten und tückischsten Ausreden. Denn es ist ja tatsächlich so, dass es oft nicht auf einen Tag ankommt. Und irgendwie sind wir ja auch zufriedener, wenn wir uns heute noch mal eine Pause gönnen und erst morgen anfangen. Wir fühlen uns sogar richtig gut, weil wir morgen ja endlich loslegen wollen.

Doch dann kommt der nächste Tag und nichts ist anders als heute. Die Arbeit war genauso stressig. Wir haben immer noch keine Lust, uns zu überwinden und anzufangen.

Die Folge: Wir schieben weiter auf.

Die wichtigsten Aufgaben leiden am meisten

Wenn nicht eine feste Deadline auf uns wartet, vergehen bei dieser „Ich fange morgen damit an“-Ausrede oft Wochen, Monate oder sogar Jahre. Irgendwann vergessen wir die Aufgabe einfach und sind vielleicht auch froh, dass wir uns endlich keine Ausrede mehr einfallen lassen müssen.

Das besonders Fatale daran: Am allermeisten leiden darunter unsere wichtigen, aber eben nicht dringenden Aufgaben. Das sind die Dinge, die für uns persönlich wichtig sind, bei denen aber keine unmittelbaren Konsequenzen drohen, wenn wir sie nicht erledigen. Zum Beispiel: unsere nächsten Ziele formulieren, an unserem größten Traum arbeiten oder endlich einmal wieder Sport treiben.

Bleib bei der Wahrheit

Ich fange morgen damit an“ ist eine billige Ausrede, die sich auch noch gut anfühlt.

Stell Dir ab jetzt die folgenden Fragen, bevor Du das nächste Mal eine Aufgabe auf morgen verschiebst (schreib Dir die drei Fragen am besten jetzt gleich auf ein Blatt Papier – ja, JETZT! Nicht aufschieben – MACHEN!):

  • Warum sollte der morgige Tag besser sein als heute?
  • Warum solltest Du nicht heute und morgen etwas tun?
  • Wie wird es in Zukunft weitergehen, wenn Du immer alles auf morgen verschiebst?

Aufschieben-Anpacken-Loslegen

Eine Aufgabe auf „morgen“ zu verschieben, bedeutet in Wahrheit oft „für immer“. Du solltest Dir immer bewusst machen, dass es irgendwann kein „morgen“ mehr geben wird. Lass diese Ausrede deshalb ab heute nicht mehr gelten. Stattdessen gilt jetzt:

Ich fange noch heute damit an. Und wenn ich nicht fertig werde, mache ich morgen gleich weiter.

„Ich habe keine Zeit“

Das ist vielleicht der Klassiker aller Ausreden. Wann hast Du Dein Gewissen das letzte Mal mit einer dieser Aussagen beruhigt?

„Ich würde ja Sport treiben, aber ich habe im Moment wirklich keine Zeit.“

„Ich hätte ja gerne eine neue Beziehung, aber ich habe eigentlich keine Zeit dafür.“

„Ich könnte mir öfter etwas Gesundes kochen, aber das ist zeitlich gerade einfach nicht drin.“

Keine Zeit? Absoluter Blödsinn!

„Ich habe keine Zeit“ ist in Wahrheit die Geheimsprache für „Mir ist diese Sache einfach nicht wichtig genug“.

Wenn Du Deine Gesundheit vernachlässigst, weil Du gerade keine Zeit dafür hast, sagst Du eigentlich: „Meine Gesundheit ist mir nicht wichtig genug. Ich habe andere Prioritäten.“.

Das hört sich nicht so schön an, ist aber die Wahrheit!

Setze Deine Prioritäten richtig

Wir haben alle 24 Stunden am Tag: Hast Du wirklich keine Zeit für die wichtigen Dinge oder verschwendest Du zu viel Zeit? Glaubst Du, Du wirst morgen, übermorgen oder nächstes Jahr mehr Zeit haben?

Prioritäten richtig setzen kann unter Umständen auch bedeuten, dass Du Dich von unwichtigen Dingen verabschieden musst. Wenn Du zum Beispiel 60 Stunden die Woche arbeitest, Dir andere Dinge aber wichtiger sind, ist es vielleicht Zeit, den Job zu wechseln.

Wenn Du Deine Zeit besser nutzt, musst Du auf nichts verzichten und hast sogar mehr Freizeit.

Aber oft musst Du nicht einmal auf etwas verzichten, sondern Deine Zeit nur besser nutzen. Rechne einmal aus, wie viele Stunden in der Woche Du im Internet und vor dem Fernseher verbringst. Laut Statistiken sitzen wir bis zu zwei Stunden am Tag vor dem Fernseher und verbringen weitere drei Stunden im Internet.[1] Das sind 35 Stunden in der Woche!

Wäre da nicht ein bisschen Zeit für etwas anderes übrig, ohne dass Du auf Lebensqualität verzichten müsstest?

Mach Dir einen Plan

Das beste Mittel gegen zu wenig Zeit ist ein vernünftiger Plan. Leg vorher fest, wann Du Dir für Deine wichtigsten Aufgaben Zeit nimmst. Ich kann Dir aus eigener Erfahrung sagen, dass schon ein ganz simpler Plan einen riesengroßen Unterschied macht.

Ohne einen Plan lebst Du nur irgendwie in den Tag hinein. Wenn Du aber weißt, dass Du morgen früh um 7 Uhr einen festen Termin zum Sporttreiben hast, wirst Du ihn mit viel größerer Wahrscheinlichkeit auch wahrnehmen.

Und nicht nur das! Du löst auch ein weiteres Problem, dass zum Aufschieben führt: Wenn Du ohne Plan nur von Stunde zu Stunde denkst, musst Du immer wieder entscheiden, was Du als nächstes machst. Das gibt Dir die Möglichkeit, ständig mit Dir selbst zu verhandeln. „Bereite ich mich jetzt auf die Prüfung vor oder surfe ich erst mal ein bisschen im Internet?

Nimm jetzt Deinen Kalender und plane, was Du morgen tun willst und lege Zeitblöcke dafür fest. Denk dabei immer daran, dass auch Erholung und Spontanität nie zu kurz kommen dürfen. Füll den Tag also nicht randvoll mit Aufgaben.

„Ich arbeite unter Zeitdruck besser“

Das ist ein sehr gemeiner Gedanke, weil er tatsächlich auf sehr viele von uns zutrifft. Wie oft hast Du eine Aufgabe in den letzten Minuten doch noch geschafft?

Kurz vor Ende einer wichtigen Deadline sind wir wirklich konzentrierter und motivierter. Uns fällt es dann leichter, alles andere auszublenden und uns mit voller Kraft nur dieser einen Aufgabe zu widmen.

Trotzdem ist die Aussage als Ausrede zum Aufschieben gefährlich. Denn auch wenn wir unter Zeitdruck „besser“ arbeiten können, hat diese Arbeitsweise drei große Nachteile:

  • Schlechteres Ergebnis ”“ Du holst in der Kürze der Zeit mit Sicherheit das bestmögliche Ergebnis heraus. Aber eins ist auch klar: Wenn Du insgesamt mehr Zeit gehabt hättest, wäre das Ergebnis noch besser geworden. Der enge Zeitrahmen zwingt Dich Kompromisse einzugehen. Du musst zwangsläufig auf Details verzichten oder nach anderen Lösungen suchen, wie Du die Aufgabe irgendwie fertig schaffst.
  • Unnötiger Stress ”“ Du setzt Dich unnötig einer Drucksituation aus. Seien wir ehrlich: Das Leben ist stressig genug. Meinst Du, es ist sinnvoll, den Stress mit voller Absicht weiter zu erhöhen? Vielleicht gelingt es Dir immer wieder, doch noch pünktlich abzuliefern. Aber irgendwann ist der Tank leer. Fang rechtzeitig an und erspar Dir eine Menge Stress!
  • Verschwendete Zeit ”“ Der vielleicht wichtigste Punkt ist allerdings, dass Du vorher unnötig Zeit verschwendest. Denn wenn Du eine Aufgabe seit Wochen aufschiebst, um sie im letzten Moment doch noch zu erledigen, hast Du vorher schon viele Stunden vergeudet, die Du nie wieder zurückbekommst.

Nutze Deine Zeit besser

Das kannst Du besser machen! Wenn Du kontinuierlich an Deiner Aufgabe arbeitest, wirst Du mit größerer Ruhe und Sorgfalt ein besseres Ergebnis erzielen.

Außerdem hast Du so auch viel mehr Zeit für andere Dinge. Das hört sich nicht nur gut an, es lebt sich so auch deutlich entspannter. Wenn Du also das nächste Mal vor der Frage stehst, ob Du eine Sache jetzt oder später machst, denk daran!

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Wie Du Dich besser auf das Wesentliche konzentrierst

Der Aufgabensturz ist eine Sofortmaßnahme, wenn Dir alles über den Kopf wächst. Heute kümmern wir uns darum, wie Du langfristig mehr Kontrolle über Dein eigenes Leben bekommst. Wir zeigen Dir, wie Du Dich besser auf Deine wichtigen Projekte konzentrieren kannst.

Aber lass uns zuerst einen Blick auf das werfen, was uns täglich beschäftigt. Egal ob in der Zeitung, auf Newsseiten im Internet oder im Fernsehen, überall werden wir mit Krisen, Kriegen, Klatasch und Tratsch konfrontiert. Wenn heute irgendwo auf der Welt die Erde bebt, stehen wenige Minuten später auch bei uns die Nachrichten nicht mehr still.

All diese Neuigkeiten bringen uns Schicksale von den entlegensten Orten der Erde nahe. Wir verfolgen alles im Liveticker und beschäftigen uns mit der weiteren Entwicklung – bis die nächste Krise um die Ecke kommt.

Hinzu kommen Menschen aus unserer nächsten Umgebung, die sich – wie es mir eine BeYourBest-Leserin vor Kurzem so schön geschrieben hat – wie Hubschrauber verhalten: „plötzlich landen – ganz viel Staub aufwirbeln – wieder wegfliegen“. Du sollst „mal eben kurz“ eine Frage beantworten, darfst auf keinen Fall die neuesten Gerüchte verpassen oder sollst Dich zusammen mit ihnen über irgendetwas Belangloses aufregen.

Warum wir uns kaum konzentrieren können

All diese Dinge beschäftigen uns. Und das meistens zu Recht: Wir wollen wissen, was auf der Welt los ist. Wir möchten für Familie, Freunde und Kollegen da sein. Aber oft genug erleben wir alles nur als passiver Beobachter, weil wir weder auf die Entwicklung noch auf den Ausgang dieser Ereignisse direkten Einfluss nehmen können.

Und doch ”“ oder vielleicht auch gerade deshalb ”“ rauben uns all diese Geschichten viel unserer Energie. Bevor wir morgens überhaupt das erste Mal dazu kommen, etwas für uns zu tun, hat uns unser Smartphone schon mit den Neuigkeiten der Welt und denen unserer Freunde abgelenkt.

Versteh das nicht falsch: Wir wollen Dir keine egoistische Lebensweise nahelegen oder das Internet verteufeln. Es geht uns nur darum, dass Du wieder mehr Einfluss über Dein eigenes Leben gewinnst.

Innere Stärke ist der Ausgangspunkt für den Erfolg in Deinem Leben. Und die holen wir uns heute zurück!

Die Lösung für mehr Fokus

Wir sind heutzutage immer seltener auf Dinge konzentriert, auf die wir selbst Einfluss haben. Wir machen uns Sorgen oder ärgern uns, können aber meistens nichts ändern. Diese Machtlosigkeit wirkt lähmend und kann sich im schlimmsten Fall auf unser ganzes Leben auswirken: Wenn wir uns nur noch mit Ereignissen beschäftigen, die außerhalb unseres Einflussbereichs liegen, scheint unser Leben nur noch fremdbestimmt.

Die Folge: Wir geben äußeren Ereignissen die Schuld statt selbst Verantwortung zu übernehmen.

Wir scheinen auch keine Wahl zu haben. Wie sollen wir uns um alle Krisenherde der Welt kümmern? Die Probleme sind alle irgendwo da draußen. Gleichzeitig nehmen sie uns aber einen Großteil unserer inneren Stärke.

Die Lösung für mehr Fokus ist deshalb:

Weniger konsumieren und mehr kultivieren.

Merk Dir diesen Satz!

Wir leben nur noch ein Leben an der Oberfläche. Wir setzen uns mit einem Problem nicht mehr intensiv auseinander. Stattdessen sehen wir alles um uns herum nur noch wie einen kurzen Snack: Einmal reinbeißen, schnell aufessen, vergessen.

Wenn Du wirklich mit mehr Fokus und Konzentration an Deine Projekte herangehen willst, musst Du dem entgegenwirken. Nimm Dir für nur eine Sache Zeit und lass Dich von nichts ablenken. Weniger konsumieren und mehr kultivieren!

Weniger konsumieren: Deine Informationsdiät

Die morgendliche Zeitung lesen, Facebook aktualisieren, Spiegel Online oder eine andere Nachrichtenseite überfliegen, kurz die E-Mails checken und wieder von vorne – es könnte sich in der Zwischenzeit ja etwas getan haben. Mit Sicherheit kennst Du diese automatische Routine. So beginnt fast jeder von uns den Morgen.

Wir haben schon festgestellt, dass wir auf all diese Nachrichten im Grunde keinen Einfluss haben. Wir nehmen sich nur teilnahmslos wahr. Klar ist es spannend, wenn ein entfernter Bekannter gerade eine Tour durch China macht und zehn neue Fotos gepostet hat. Natürlich willst Du über die Geschehnisse auf der Welt informiert sein. Dafür reicht heute auch nicht mehr nur die Zeitung – die hat ja keine Nachrichten von den letzten 8 Stunden.

Wenn wir so in den Tag starten, ist es kein Wunder, dass wir schon nach wenigen Minuten hunderte verschiedene Gedanken im Kopf haben. Du versinkst schnell im Chaos, kannst Dich nicht mehr konzentrieren.

Deshalb ist der erste Schritt: Die erste Stunde des Tages keine Nachrichten.

Informationsdiät - Die erste Stunde des Tages keine Nachrichten

Konzentriere Dich auf Dein Leben und auf die Dinge, auf die Du wirklich Einfluss nehmen kannst. Plane den Tag, so wie Du ihn Dir vorstellst. Unterhalte Dich mit Deinem Partner oder Deinen Kindern. Mach das, was DIR wichtig ist. Bau Dir eine Morgenroutine auf.

Du wirst schon nach wenigen Tagen merken, dass Du morgens nicht mehr so hektisch bist. Dass das Chaos des Tages Dir weniger anhaben kann. Vor allem aber wirst Du die Nachrichten und E-Mails nicht vermissen.

Es ist nicht leicht, sofort auf alles zu verzichten. Ich gebe Dir diesen Tipp und lese selbst seit über 15 Jahren jeden Morgen Zeitung (das Abo ist jetzt gekündigt…). Aber wenn Du Dein Smartphone einfach nach dem Aufstehen im Flugmodus lässt, ist schon viel gewonnen.

Du kannst diese „Informationsdiät“ natürlich auch noch weiter ausbauen. Verzichte auf die Snacks zwischendurch. Lies nicht alle 30 Minuten die neuesten Nachrichten. Lass Dir von Deinem Smartphone nicht schon im Display anzeigen, wenn Du neue E-Mails oder Whatsapp-Nachrichten bekommen hast.

Wie weit Du mit diesem Schritt gehst, hängt auch davon ab, wie sich das Chaos in Deinem Leben anfühlt und wie schwer es Dir fällt, Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Mehr kultivieren: Deine Fokuszeit

Wir leben in einer Zeit, in der es immer mehr auf Schnelligkeit ankommt. Es bleibt kaum noch Zeit, sich intensiv mit einer wichtigen Sache auseinanderzusetzen. Doch das wäre angesichts der Komplexität vieler Aufgaben allerdings dringend nötig.

Unsere Probleme und Ziele können wir nicht mehr mit einer 5-Minuten-Mail in den Griff bekommen. Sie erfordern mehr Einsatz und vor allem eine längere Konzentrationsphase. Wenn wir es nicht schaffen, uns diese Zeit der Ruhe und Konzentration zu nehmen, verlieren wir die Kontrolle über unsere persönlichen Herausforderungen. Es werden einfach zu viele. Das Gefühl der Überforderung wächst und wir können dem Chaos nicht mehr Stand halten.

Der zweite Schritt ist: Jeden Tag mindestens 30 Minuten volle Konzentration auf eine wichtige Aufgabe.

Fokuszeit - 30 Minuten volle Konzentration täglich

Das hört sich nicht nach sehr viel an. Aber wann hast Du Dich das letzte Mal für 30 Minuten nur auf eine Aufgabe konzentriert? Ohne dass Dich eine aufpoppende E-Mail gestört, ein Telefonanruf unterbrochen oder das kurze Lesen der aktuellen Nachrichten vom fokussierten Arbeiten abgehalten hätte.

Wenn Du diese „Fokuszeit“ das erste Mal ausprobierst, spürst Du vielleicht schon nach wenigen Minuten einen inneren Drang, etwas anderes zu machen. Du bist es gewöhnt, immer zwischen verschiedenen Dingen hin- und herzuwechseln. Dieses Multitasking funktioniert in Wahrheit aber nicht.

30 Minuten volle Konzentration ohne Ablenkung sind eine Trainingsfrage. Du wirst mit der Zeit besser und kannst länger fokussiert arbeiten. Mit ein paar einfachen Tricks fällt Dir der Einstieg leichter:

  • Geh an einen ruhigen Ort.
  • Stell alle elektronischen Geräte auf laut- und vibrationslos.
  • Leg die Geräte außer Reichweite.
  • Schalte das Internet aus.
  • Sag allen Menschen, die stören könnten, dass Du jetzt 30 Minuten Deine Ruhe brauchst.
  • Stell einen Timer auf 30 Minuten.
  • Starte durch!

Falls es um Dich herum sehr laut ist oder Du sowieso Schwierigkeiten hast, Dich zu konzentrieren, sperre alle äußeren Geräusche aus, indem Du mit guten Kopfhörern Musik hörst. Ich persönlich nutze sehr gerne ruhige Klaviermusik (www.solopianoradio.com).

Diese Fokuszeit ist besonders effektiv, wenn Du vorher schon einen genauen Plan gemacht hast, woran Du arbeiten willst. Es ist verschwendete Zeit, wenn Du die ersten 5 Minuten überlegen musst, was Du jetzt eigentlich tun willst. Außerdem kannst Du Dir so alle Informationen, die Du vielleicht noch aus dem Internet benötigst vorher ausdrucken (das Internet ist ja aus; Du musst also auch ohne Google auskommen…)

Natürlich kannst Du die Fokuszeit auf 45 Minuten oder eine Stunde steigern. Aber auch schon diese 30 Minuten täglich werden Dir sehr helfen. Und wenn Du Dich seit sehr langer Zeit nicht mehr so lange voll auf eine Sache konzentriert hast, solltest Du auch nicht mit mehr anfangen. Es geht darum, dass Du jeden Tag 30 Minuten fokussiert arbeitest – und nicht nur einen oder zwei Tage.

 

Jetzt bist Du dran. Setze die beiden Tipps um: Verzichte die erste Stunde des Tages auf Nachrichten und nimm Dir jeden Tag 30 Minuten für Deine Fokuszeit. Du wirst schnell merken, dass Du Dich nicht nur besser auf Deine wichtigen Projekte konzentrieren kannst, sondern auch in kürzerer Zeit viel mehr schaffst.

Viele weitere Strategien, wie Du erfolgreicher wirst und Deine Ziele erreichst, bekommst Du übrigens in unserem kostenlosen Newsletter. Melde Dich jetzt an!

Raus aus dem Chaos ”“ Die Rückkehr zum klaren Kopf

Kennst Du das Gefühl, dass Dein Leben scheinbar nur noch an Dir vorbeiläuft? Alles passiert automatisch und unbewusst. Du versuchst irgendwie das tägliche Chaos in den Griff zu bekommen, wirst mit immer neuen E-Mails bombardiert, Deine Gedanken kreisen um all die Projekte, um die Du Dich noch kümmern musst.

Eigentlich willst Du auch einmal etwas für Dich tun. Endlich Deine eigenen Ziele verfolgen. Einen YouTube-Kanal starten, Dein Zuhause renovieren oder einen Roman schreiben. Doch irgendwie rennt die Zeit Dir jeden Tag davon.

Wir müssen mehr Informationen verarbeiten als jemals zuvor. Schneller als jemals zuvor. Es gibt jeden Tag neue Aufgaben und es ist schwer, überhaupt noch den Überblick zu behalten. Die Verdichtung von Informationen ist eine Entwicklung, die nicht aufzuhalten ist. Es ist eine Entwicklung, die live vor unseren Augen passiert. Niemand hat uns auf den Umgang mit den modernen Belastungen vorbereitet, weil frühere Generationen sich damit nicht auseinandersetzen mussten.

Doch eins hat sich bis heute nicht geändert: Wir haben unser Leben noch immer selbst in der Hand!

Es sind unsere Taten und Entscheidungen, die mehr Chaos bringen oder uns wieder mehr Struktur geben. In den kommenden Wochen wollen wir Dir zeigen, wie Du Dein Leben wieder mehr in den Griff bekommst. Wir erklären Dir Schritt für Schritt, was zu tun ist, um von einem Gefühl der Überforderung zurück zu mehr Kontrolle über Dein Leben zu gelangen.

Wenn Du gerade überwältigt bist von den vielen Aufgaben, die in Deinem Kopf herumschwirren, bist Du an der richtigen Stelle gelandet. Denn heute entrümpeln wir das Chaos in Deinem Kopf! Wir zeigen Dir die vielleicht effektivste Strategie, mit der Du auch im Chaos cool bleibst.

Ich bleibe cool im Chaos

Die magische Anziehungskraft eines Fadens

Weißt Du was passiert, wenn Du einer Katze einen locker herunterhängenden Faden vor die Nase hältst? Sie fängt an, damit zu spielen. Sie versucht den Faden irgendwie zu sich auf den Boden zu holen.

Für die Katze ist dieser lose herunterbaumelnde Faden sehr spannend. Sie will ihn unbedingt haben. Doch sie kann den Faden nicht richtig greifen. Er bewegt sich mit ihr mit. Die Katze probiert es weiter. Der Faden zieht sie wie magisch an.

Doch sobald der Faden reglos auf dem Boden liegt verliert er sofort diese anziehende Kraft. Womit sich die Katze eben noch minutenlang beschäftigt hat, ist plötzlich langweilig geworden. Es ist immer noch der gleiche Faden, aber die Katze reagiert ganz anders darauf.

Unser Gehirn funktioniert auf sehr ähnliche Weise: Wenn in unserem Kopf eine Aufgabe wie ein Faden vor uns hängt, lässt sie uns nicht in Ruhe. Sie lenkt uns ab, wir können an nichts anderes denken.

Im Unterschied zur Katze hängt in unserem Kopf aber nicht nur ein Faden. Es sind viele Fäden. In allen Farben. Sie alle wollen unsere Aufmerksamkeit und lenken uns ab: Du musst den Anzug zur Reinigung bringen, eine Freundin anrufen, Deine E-Mails beantworten, einkaufen gehen, den nächsten Urlaub planen, putzen, zum Sport gehen…

Was sollen wir nur zuerst tun? Wir können uns nicht entscheiden. Beim Versuch, die vielen Fäden zu erreichen, steigt die geistige Erschöpfung. Wir werden mental müde. Doch die Fäden lassen uns nicht in Ruhe.

Wir blicken in ein Meer von Fäden und verlieren den Überblick. Du fühlst Dich überfordert und bekommst vielleicht ein bisschen Panik, weil es noch so viel zu tun gibt.

Die Fäden aus der Luft holen

Was kannst Du tun, damit Du diesem Chaos ein Ende bereitest? Wie löst man die mentale Blockade? Du könntest wie die Katze versuchen, jeden Faden einzeln auf den Boden zu holen. Doch das ist schwer, weil wir uns zwischen so vielen Fäden entscheiden müssen. Du fängst mit einer Aufgabe an und nach wenigen Minuten fällt Dir ein, dass es eigentlich noch wichtigere Aufgaben gibt.

Wir haben allerdings einen großen Vorteil: Statt jeden Faden mühsam zu uns herunterzuziehen, können wir alle Fäden auf einen Schlag aus unserem Kopf herausholen. Dazu wendest Du eine Technik an, die wir „Aufgabensturz“ nennen. Wie eine Kasse voller Bargeld drehst Du Deinen Kopf gewissermaßen einmal um und lässt alles vor Dir auf den Tisch fallen.

Dazu schreibst Du alles, was Dir durch den Kopf geht, auf ein Blatt Papier (vielleicht benötigst Du auch mehrere Seiten!). Alle Aufgaben, Gedanken, Probleme und Projekte. All die Fäden, die in der Luft hängen und Dich ablenken. Das können ganz alltägliche Dinge sein, wie einkaufen gehen oder putzen. Oder aber auch große Ziele, wie eine neue Sprache lernen oder das Fertigstellen einer Seminararbeit.

Marshmallows

Foto: derya / flickr.com

Es ist wichtig, dass Du wirklich alles aus Deinem Kopf raus lässt. Du wirst merken, dass Dir nach ein paar Minuten immer wieder neue Dinge einfallen. Schreib alles auf. Jeder dieser Fäden ist beim Aufgabensturz gleich viel wert. Vielleicht fallen Dir über den Tag verteilt auch noch weitere Aufgaben ein. Bring auch sie zu Papier.

Bei einem großen Ziel kann es sein, dass Dir gleich mehrere Dinge einfallen, die Du erledigen musst. Schreib dann nicht nur das große Ziel auf, sondern auch die Zwischenschritte, die Dir durch den Kopf gehen. Es muss wirklich alles raus – wie beim Räumungsverkauf in einem Geschäft!

Hier eine Liste mit Anregungen, damit Dir der Einstieg leichter fällt:

  • Welche E-Mails musst Du dringend beantworten?
  • Was gibt es im Haushalt zu erledigen?
  • Welche Freunde wolltest Du schon seit langem anrufen?
  • Musst Du etwas zur Reparatur bringen?
  • Gibt es einen Stapel von Magazinen, die Du noch lesen willst?
  • Was musst Du dringend neu kaufen?
  • Welche Bücher warten darauf gelesen zu werden?
  • An welchen großen Zielen hast Du schon lange nicht mehr gearbeitet?
  • Gibt es Projekte bei der Arbeit oder im Studium, die Du erledigen musst?
  • Welche Schränke, Kammern oder Regale willst Du schon seit Ewigkeiten aufräumen?
  • Wird es mal wieder Zeit, ein Backup von Deinem Computer oder Smartphone zu machen?
  • Willst Du die Urlaubsfotos sortieren?

Ja, Du hast mit dem Aufgabensturz keine einzige dieser Aufgaben erledigt. Für unser Gehirn ist das Aufschreiben aber wie ein auf dem Boden liegender Faden für eine Katze. Wir haben die Aufgaben aus dem Kopf in die Realität geholt. Sie hängen nicht mehr verlockend in der Luft, sondern liegen jetzt sichtbar vor uns.

Warum ein Aufgabensturz so gut funktioniert

Du wirst Dich erleichtert fühlen, wenn Du Deinen Aufgabensturz gemacht hast. Du gewinnst einen ganz neuen Überblick über all die Dinge, die Dich vorher noch überwältigt haben. Alles wirkt übersichtlicher. Statt zu denken „Es ist alles so viel, das schaffe ich nie“ wirken die Aufgaben auf Papier irgendwie leichter.

Bei einigen dieser Aufgaben wirst Du auch feststellen, dass sie Dir in Wahrheit gar nicht zu wichtig sind. Sie verlieren ihre Attraktivität, wenn Du sie wie einen Faden erst einmal auf den Boden geholt hast. Streich sie von der Liste.

Der Aufgabensturz gibt Dir ein Gefühl der Leichtigkeit und Befreiung. Dieses Gefühl darfst Du nicht unterschätzen. Denn es gibt Dir neuen Mut. Während Du vorher noch dachtest, Dir würde alles über den Kopf wachsen, bist Du jetzt positiv gestimmt. Eine mentale Blockade und Chaos im Kopf entstehen vor allem, weil Du Dein Leben selbst als so stressig wahrnimmst. Viel, was in Deinem Kopf vorgeht, ist einfach nur Psychologie.

Deshalb hat das Gefühl, alles besser im Griff zu haben, riesige Auswirkungen auf Dich. Du hast bessere Laune und neuen Tatendrang. Es entwickelt sich eine positive Spirale nach oben: Mit der positiven Grundstimmung kannst mehr Aufgaben erledigen, Du fühlst Dich besser, wirst noch optimistischer, Dir gelingt noch mehr. Probier es jetzt aus!

Der nächste Schritt: Ein Aufgabensprint

Natürlich hilft ein Aufgabensturz nicht, wenn Du das Blatt Papier einfach in der Schublade verschwinden lässt und weiter machst wie vorher. Du solltest versuchen, das gute Gefühl dazu zu nutzen, einen Aufgabensprint zu machen:

Nimm Dir zwei Stunden Zeit und versuche, so viele Aufgaben wie möglich zu erledigen.

Dabei spielt es ausnahmsweise mal keine Rolle, wie wichtig eine Aufgabe ist. Wenn Du sie nicht vorher schon gestrichen hast, weil sie für Dich nicht mehr wichtig war, hast Du unter den übrigen Aufgaben freie Auswahl.

Es geht bei dem Aufgabensprint darum, das gute Gefühl mitzunehmen und tatsächlich ein paar Dinge von der Liste komplett zu streichen. Du willst das Gefühl loswerden, Dein Leben nicht mehr selbst in der Hand zu haben. Du zeigst Dir selbst, dass Du nicht machtlos bist und Schritt vor Schritt voran kommen wirst. Anschließend kannst Du die restlichen Aufgaben in Ruhe priorisieren und sie mit neuem Mut angehen.

Nutze einen Aufgabensturz und einen sich anschließenden Aufgabensprint immer dann, wenn merkst, dass plötzlich alles zu viel wird. So wirst Du in Zukunft auch im Chaos noch cool bleiben und einen klaren Kopf bewahren.

In den nächsten Artikeln sprechen wir darüber, wie Du Dein Leben wieder fest in der Hand hältst und die Fremdbestimmung reduzierst. Wir zeigen Dir außerdem, wie Du weniger grübelst und negative Gedanken reduzieren kannst.

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Wie Du weniger Zeit am Computer verbringst

Der Computer und vor allem das Internet haben unser Leben total verändert. Vieles geht jetzt so viel schneller, dass wir kaum noch hinterherkommen. Klar ist auch, dass in den nächsten Jahren die Abhängigkeit von PC und Internet noch weiter steigen wird.

Neben den vielen nützlichen Funktionen gibt es aber auch viele Tools, die einfach nur unsere Zeit verschwenden können. Gerade im Internet gibt es immer etwas Neues, das wir uns anschauen können. Neue Bilder bei Facebook, zielloses Herumsurfen oder Nachrichten lesen bei Twitter. Unsere Produktivität steigert das meistens nicht. Wer einmal sein Emailpostfach öffnet, kann schnell über eine Stunde mit dem Lesen und Beantworten der neuen Emails verbringen.

Wie kannst Du also etwas weniger Zeit am PC verbringen?

Zunächst einmal solltest Du eine Woche lang messen, wie viel Zeit Du wirklich am Computer verbringst. (Aus meiner eigenen Erfahrung kann ich sagen, dass es wesentlich mehr ist, als vermutet…)

Ein erster Schritt wäre dann, 10 Prozent weniger Zeit pro Tag vor dem Bildschirm sitzen. Am besten nimmst Du Dir einen Timer, der Dich „zwingt“ nach der vorgeschrieben Zeit, den Computer auszuschalten.

Abstand halten

Die Timermethode ist allerdings etwas mühselig. Wenn Du wirklich langfristig weniger Zeit am Bildschirm verbringen willst, musst Du unbedingt Dinge machen, die nicht direkt in seiner Nähe sind. Sonst verdaddelst Du schnell wieder Zeit mit Minesweeper oder Solitär… Ich habe sogar schon während des Telefonierens angefangen, Freecell zu spielen – ohne groß darüber nachzudenken. Dieses automatische Verhalten kannst Du nur stoppen, wenn Du nicht in der Nähe vom Computer bist.

Geh also in ein anderes Zimmer und lies ein Buch oder ruf einen Freund an. Mach einen Waldspaziergang oder geh schwimmen. Suche Dir bewusst Aktivitäten, bei denen Du keinen Computer benötigst. Davon gibt es immer noch erstaunlich viele!

Ein computerfreier Tag

Für die Computerfreaks fast unvorstellbar: Einen ganzen Tag lang den Computer auslassen? Und es ist manchmal wirklich gar nicht so einfach. Schnell noch mal bei Google Maps die Adresse nachschauen oder etwas ausdrucken ist dann nicht.

Ein solcher computerfreier Tag macht Dir aber auch bewusst, wie abhängig wir inzwischen sind. Und so schärfst Du auch das Bewusstsein für die übrigen Tage, so dass es insgesamt leichter fällt, weniger Zeit am Computer zu verbringen.

Als ersten Schritt könntest Du auch einfach mal die Internetverbindung abschalten. Du wirst feststellen, dass Du ohne Internet und nur mit einem Textverarbeitungsprogramm wesentlich produktiver bist. Dann stören keine eingehenden Emails und Du kannst nicht die neuesten Nachrichten oder Sportergebnisse verfolgen.

Wenn Du also selbst das Gefühl hast (vielleicht hat Dich auch jemand darauf aufmerksam gemacht), dass Du zu viel Zeit am Computer verbringst, solltest Du diese Tipps unbedingt beherzigen und so schrittweise wieder zu einer angemessenen Dauer zurückfinden. Und jetzt schalte Deinen Computer doch einfach mal aus…

Multitasking – Fluch oder Segen

Du beginnst, diesen Artikel zu lesen, als plötzlich Dein Telefon klingelt. Während Du weiter langsam nach unten scrollst, erzählt Dein Freund von aufregenden Neuigkeiten. Als er Dich fragt, ob Du überhaupt zuhörst, ertönt ein Signalton ”“ zwei neue Emails. Gleich nachschauen. Da fällt Dir ein, dass Du in 10 Minuten ja eigentlich schon zum Essen verabredet bist und morgen früh auch noch eine Präsentation halten sollst… Kommt Dir das bekannt vor?

In der heutigen Zeit ist ein solches Szenario gar nicht so unwahrscheinlich. Wer alles im Griff haben will, muss eben ein guter Multitasker sein, oder? Multitasking bedeutet, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen und dabei ein Großteil der Zeit zu sparen. Aber sind wir überhaupt in der Lage, uns um verschiedene Aufgaben auf einmal zu kümmern?

Multitasking ist nichts anderes als ein schnelles Hin- und Herwechseln zwischen einzelnen Aufgaben.

Die Antwort lautet leider Nein. Denn das Gehirn kann nicht zwei Dinge parallel erfassen, sondern immer nur eine Sache zurzeit verarbeiten. Multitasking ist also eigentlich nichts anderes als ein schnelles Hin- und Herwechseln zwischen einzelnen Aufgaben. Dieser Wechsel zwischen unterschiedlichen Aufgaben kostet jedes Mal ein bisschen Zeit.

Teste diese Aussage einmal mit folgendem Selbstversuch. Im Beispiel sind zwei Mal sechzehn einfache Rechenaufgaben zu lösen (ja, die sind wirklich einfach!). Einmal wechselt die Rechenart nach jeder Aufgabe, anschließend gibt es zwei Blöcke mit je acht Aufgaben der gleichen Rechenart hintereinander.

Nimm Dir eine Uhr mit Sekundenanzeige und stoppe für beide Reihen jeweils die Zeit, die Du für das Lösen der Aufgabenreihen benötigst. Schreibe die Lösungen auf einen Zettel, damit keine Aufgaben überspringst. Und jetzt gehts los…. Mathe aus der Grundschule:

1. Aufgabenreihe 2. Aufgabenreihe
9 x 4 2 x 5
81 : 9 8 x 8
7 x 7 6 x 9
42 : 6 5 x 7
8 x 7 7 x 4
21: 3 8 x 3
9 x 5 4 x 3
45 : 9 6 x 7
3 x 9 63 : 9
28 : 4 32 : 4
5 x 4 27 : 3
12 : 6 15 : 3
2 x 8 56 : 7
36 : 6 25 : 5
5 x 8 28 : 7
24 : 3 72 : 8

Du wirst festgestellt haben, dass Du mit der zweiten Aufgabenreihe wesentlich schneller fertig geworden bist. Bedenke dabei, dass in diesem Beispiel ein paar Sekunden weniger schon leicht über 10 Prozent Zeitunterschied ausmachen! Die erste Zahlenreihe hat das Multitasking simuliert, weil Dein Gehirn ständig zwischen den beiden Rechenarten umschalten musste. Die zweite Reihe entspricht in etwa dem konzentrierten Arbeiten an nur einer Sache zurzeit.

Hinweis: Solltest Du dennoch bei der ersten Reihe doch schneller gewesen sein, überprüfe zunächst, ob Du auch überall die richtigen Ergebnisse hast. Ist das der Fall, bist Du wahrscheinlich beim kleinen 1×1 so gut, dass die Rechenart für Dich keinen Unterschied macht, weil Du die Aufgaben unterbewusst löst. In den Kommentaren findest Du noch einen Link zu einer anderen Aufgabenstellung…

Multitasking ist also nicht effizient, oder?

Das Ergebnis des Selbsttests lautet also, dass Multitasking nicht so effizient ist wie das konzentrierte Arbeiten an nur einer Sache. Und das ist wegen des nötigen Hin- und Herwechselns auch nur logisch.

Multitasking Zeitmanagement Produktivität

Foto: alphaspirit / Bigstock.com

Allerdings ist dieser Test auch nur bedingt aussagekräftig. Denn Du könntest auch gut argumentieren, dass Du mehr Zeit sparst, wenn Du z.B. Aufräumen und Telefonieren gleichzeitig erledigst, als beides hintereinander zu machen.

Es geht um Qualität

Aber diese vermeintliche Zeitersparnis hat ihren Preis. Die Qualität und die Tiefe, mit der Du Aufgaben durchdringst, lassen sehr stark nach. Langfristig kannst Du also in keinem Bereich Spitzenleistungen erbringen, weil Du nie den so genannten Flow-Zustand erreichst (Was ist der optimale Leistungszustand?). Die Qualität Deiner Erholungsphasen leidet ebenso. Dein Kopf kann nie ganz abschalten, weil Dir ständig neue Gedanken durch den Kopf gehen. Das Argument der Zeitersparnis ist also nur eine Illusion.

Versuche deshalb in Zukunft bewusst, Multitasking zu vermeiden. Konzentriere Dich wirklich nur auf eine Sache zurzeit. Trenne die Internetverbindung, schalte Dein Mobiltelefon aus und reduziere alle anderen möglichen Störungen. So wirst Du nämlich langfristig mehr Zeit sparen und kurzfristig die Qualität Deiner Arbeit um ein Vielfaches steigern.

Zu dieser “Kein-Multitasking-Politik” gibt es allerdings auch eine Ausnahme: Denn wenn wir eine Sache so verinnerlicht haben, dass sie kognitiv keine Leistung mehr erfordert, können wir eine weitere Aufgabe gleichzeitig erledigen. Denn dann gibt es keinen Wechsel zwischen den Aufgaben mehr und Du kannst Dich voll auf die zweite Aufgabe konzentrieren.

Du musst zum Beispiel nicht mehr nachdenken, wenn Du jeden Tag die gleiche Strecke joggst.

Warum wir trotzdem fleißige Multitasker sind

Unterbewusst weiß wahrscheinlich jeder, dass ein Szenario wie ganz oben im ersten Absatz beschrieben zumindest auf Dauer nicht funktionieren kann. Trotzdem nimmt das Multitasking bei uns eher zu. Das hat vor allem drei Ursachen:

Sich bewusst gegen Multitasking zu entscheiden, ist ganz schön schwer.

Zum einen sind wir oft von unseren unglaublichen Multitasking-Fähigkeiten so überzeugt, dass wir nicht erkennen wie schlecht wir darin wirklich sind. Dieses Problem betrifft vor allem Frauen, weil sie besonders von den Medien immer wieder also hervorragende Multitasker gelobt werden. Wer hört so etwas nicht gerne? Gleichzeitig hat jemand, der scheinbar sehr viele Dinge gleichzeitig organisiert, in der Gesellschaft einen sehr hohen Stellenwert. Multitasking ist also als ein erstrebenswertes Ideal anerkannt.

Zum anderen erscheint ein Leben ohne ständige Stimulation (TV, Computer, Internet, Smartphone, Konsole etc.) als langweilig. Es muss immer etwas passieren. Sich nur auf eine Sache auf einmal zu konzentrieren, ist in der Spaßgesellschaft ebenso kein erstrebenswertes Ideal.

Schließlich setzt uns der technische Fortschritt immer mehr Störquellen aus. Gab es früher am Arbeitsplatz nur ein Telefon, so sorgen jetzt internetfähige Smartphones, Computer, Laptops und Tablet PCs dafür, dass wir ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herschalten.

Sich bewusst gegen Multitasking zu entscheiden, ist also ganz schön schwer und auch der Grund, warum wir uns davon selten lösen können. Aber die positiven Folgen rechtfertigen alle Anstrengungen in diese Richtung auf jeden Fall! Trainiere deshalb immer wieder, Deine Gedanken nur auf eine Sache zu fokussieren.

Effektiv Delegieren

Wenn Du zu viele wichtige Aufgaben auf einmal erledigen musst, hast Du nur eine Wahl: Du musst einen Teil der Arbeit an andere abtreten. Effektives Delegieren bereitet oft viele Probleme: Was kannst Du delegieren und wem kannst Du diese Aufgaben übertragen? Warum fällt uns Delegieren oft so schwer und wie machst Du es richtig?

Jeder Mensch hat besondere Fähigkeiten und Talente und kann bestimmte Aufgaben schneller und besser als andere erledigen. Dein Ziel sollte sein, dass Du Dich auf diese Dinge konzentrierst und fast alles andere delegierst. Das ist in der Praxis schwer umzusetzen. Deshalb solltest Du mit kleinen Aufgaben anfangen und Dich langsam steigern.

Zunächst stellt sich für Dich die Frage, welche kleinen Aufgaben Du überhaupt an andere weitergeben kannst. Schaue Dir mal die Dinge an, die Du täglich machen musst! Gibt es Aufgaben, die jeden Tag wiederkehren? Diese Routineaufgaben kannst Du gut delegieren.

Außerdem solltest Du nach Aufgaben suchen, die Du selbst nicht magst, andere aber vielleicht gerne machen. Schließlich solltest Du auch Dinge delegieren, für die andere Leute besser qualifiziert sind.

An wen Du die Aufgaben delegieren kannst, hängt von vielen Faktoren ab. Grundsätzlich hat fast jeder Zeitprobleme und wird nicht einfach Deine Aufgaben übernehmen, weil er sonst nichts zu tun hat. Deshalb beeinflussen besonders Deine Stellung und Dein Geldbeutel, an wen Du Dinge weitergeben kannst. Wenn Du Chef eines Unternehmens bist, ist es sogar Deine Aufgabe, die Arbeit effektiv zu delegieren und nur die wichtigsten Dinge selbst zu erledigen. Du kannst aber auch mit Anderen Aufgaben tauschen, so dass beide die jeweils bevorzugte Aufgabe erledigen.

Vielleicht wäscht jemand lieber als er putzt. Einer redet mit Kunden lieber direkt, während der andere Gespräche am Telefon vorzieht. Es gibt unzählige Möglichkeiten! Schaue Dir Deine Aufgaben mal genau an und überlege, wo sich ein Tausch anbietet.

Schließlich ist es wichtig, dass Du andere mit den Aufgaben nicht überforderst. Nach einer kurzen Einführungs- bzw. Einarbeitungsphase sollte die Aufgabe ohne Probleme erledigt werden. Wenn Du ständig helfend eingreifen musst, hast Du Dir die falsche Person oder die falsche Aufgabe zum Delegieren ausgesucht.

Warum Delegieren so schwer ist

Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen, und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen. Theodore Roosevelt

Neben den oben genannten Schwierigkeiten gibt es für viele ein zentrales Problem: Mit der Delegation verliert man die Kontrolle über die Aufgabe. Oft denken wir, dass wir die einzigen sind, die die Aufgaben richtig erledigen können.

Wenn Du erfolgreich sein willst, wirst Du aber nicht jedes Detail selbst erledigen und überprüfen können. Du musst die Kontrolle über kleine Aufgaben abgeben, damit Du die Kontrolle über die wichtigen Aufgaben behältst.

Jeder wird irgendwann Fehler machen. Du wirst eine delegierte Aufgabe nicht jedes Mal zu Deiner vollsten Zufriedenheit erledigt sehen. Das kann Dir aber auch passieren, wenn Du die Arbeit selbst machst. Insgesamt überwiegt der Zeitgewinn mögliche kleine Fehler bei weitem. Zum Abschluss bekommst Du eine kurze Checkliste an die Hand, die Du zumindest in Gedanken immer durchgehen solltest, bevor Du jemand eine Aufgabe überträgst.

Deine Checkliste für erfolgreiches Delegieren:

  • Hast Du Dir gut überlegt, an wen Du die Aufgabe weitergeben kannst? Ist die Person geeignet?
  • Hast Du genau erklärt, was Du erwartest? Weiß die andere Person, wann sie die Aufgabe erfolgreich abgeschlossen hat?
  • Ist der Person klar, warum Du gerade sie ausgewählt hast? Welche Stärke hat sie, die für die Aufgabe benötigt wird?
  • Kennt die Person die eigenen Vorteile, die mit der Erledigung der Aufgabe verbunden sind?
  • Hast Du eine genaue Deadline festgelegt und erklärt, warum gerade diese eingehalten werden muss?
  • Gibt Dir die Person regelmäßig kurzes Feedback und übermittelt Ergebnisse? Weiß sie, dass sie bei Fragen und Problemen zu Dir kommen kann?
  • Lässt Du die Person ohne viel Einmischung selbstständig arbeiten?
  • Hast Du die Person gelobt bzw. Verbesserungsvorschläge gemacht und sichergestellt, dass sie (und nicht Du!) die Anerkennung erntet?

Zeiteinteilung – Den Tag planen

Je besser Du Deine Aufgaben planst bevor Du anfängst, desto mehr Dinge wirst Du schaffen. Besonders effektiv sind Deine Pläne, wenn Du sie vorab schriftlich festhältst. Mit einem guten Plan fällt es Dir auch leichter anzufangen und dranzubleiben bis alle Aufgaben erledigt sind.

Das Handeln ohne einen Plan ist der Grund für jeden Misserfolg. Alex MacKenzie

Fang heute damit an, jeden Tag, jede Woche und jeden Monat vorab zu planen. Was sich jetzt nach viel Aufwand anhört oder Dir scheinbar alle Freiheiten nimmt, bewirkt das genaue Gegenteil. Versprochen! Nimm Dir ein Blatt Papier und schreibe alle Deine verschiedenen beruflichen und privaten Aufgaben und längerfristigen Projekte auf und entwickle einen Plan, wann Du was erledigen willst. Für Deine täglichen Arbeitsschritte planst Du am besten jeden Tag am Abend vorher. Die wöchentlichen Pläne am Sonntag und die monatlichen am Ende des vorherigen Monats. Logisch…

Warum das Planen Dir hilft

Wenn Du Dich von zu vielen Aufgaben überwältigt fühlst, verursacht das enormen negativen Stress. Du hast den Eindruck, dass alles über Dir zusammenbricht. Das führt oft zu einer mentalen Blockade und stark nachlassender Produktivität. Ein realistischer und vernünftiger Plan befreit Deinen Kopf und bringt Dich wieder in die Erfolgsspur zurück. Denn aus Deinen chaotischen Gedanken hast Du Dir eine händelbare Übersicht gebastelt. Für die Monatsplanung empfehle ich Dir eine solche Übersicht:

Ein Kalenderblatt, welches sich hervorragend für die Erstellung eine Monatsplans eignet

So hast Du genug Platz, die wichtigsten täglichen Dinge einzutragen. Einfachheit ist der Schlüssel. Du brauchst nicht viele Extrakästchen, Uhrzeiten und To-Do Listen. Im Notfall arbeitest mit verschiedenen Farben. Das Feld Notizen eignet sich übrigens hervorragend für das Aufschreiben Deiner Monatsprojekte. Wenn Du in einen solchen Montasplan Deine Aufgaben einträgst, sieht alles wesentlich machbarer aus, Du fühlst Dich besser und schaffst dadurch auch mehr.

Ein weiterer positiver Effekt des Planens ist, dass Du weißt, was als nächstes auf Dich zukommt. Du gibst Deinem Gehirn damit die Chance, sich schon darauf vorzubereiten. Außerdem weißt Du auch, warum Du Deine jetzige Aufgabe zu Ende bringen musst; es ist nämlich klar, was Du danach tun wirst.

Das tägliche Durcheinander ordnen

Benutze die obige Übersicht für Deine Monats- und Wochenplanung (einfach checken, ob Korrekturen notwendig sind). Nebenbei kannst Du zusätzlich noch eine To-Do Liste führen, wenn Du meinst, dass Du das brauchst. Wenn Du einen einzelnen Tag planen willst, gehst Du etwas genauer vor. Zunächst ordnest Du die Aufgaben für diesen Tag nach Priorität (Prioritäten setzen). In dieser Reihenfolge solltest Du sie dann am nächsten Tag auch erledigen. Dafür ist es wichtig, dass Du abschätzt, wie lange die einzelnen Aufgaben ungefähr dauern werden.

Anschließend planst Du große Zeitblöcke für die Aufgaben. Wenn Du ohne Unterbrechung für zwei Stunden konzentriert an einer Sache arbeitest, musst Du Dich nicht immer wieder in die Aufgabe hineindenken. So sparst Du wertvolle Zeit. So kannst Du auch verfahren, wenn Du ähnliche Aufgaben, z.B. das Bezahlen von Rechnungen, zusammen erledigst und nicht einzelnd.

Bei der Einteilung Deines Tages musst Du auch Deine persönliche Leistungskurve berücksichtigen. Beobachte Deine Leistungsfähigkeit ein paar Tage lang, damit Du danach die schwersten Aufgaben in Deinem Leistungshoch bearbeiten kannst. In der Regel liegt das Hoch zwischen 8-12 Uhr, ideal also für Deine wichtigsten Dinge des Tages.

Es ist auch sinnvoll, eine so genannte Goldene Stunde in diese Zeit zu legen. Nimm Dir eine Stunde am Tag, in der Du das Telefon abschaltest, Dein Postfach nicht auf Emails überprüfst und alle Störungen vermeidest. In dieser Zeit musst Du ohne jede Unterbrechung an Deinen wichtigsten Aufgaben arbeiten können.

Spontan bleiben

Jeder noch so gut ausgearbeitete Plan ist nutzlos, wenn er so voll ist, dass Du keine Zeit mehr für Spontanität hast: Es ist nicht gut, den ganzen Tag zu verplanen, stattdessen solltest Du Dir Zeit zum Nachholen lassen. Es werden immer unvorhergesehene Dinge passieren, die Deine Pläne durcheinander werfen. Außerdem kann es leicht passieren, dass Du beim Abschätzen des Zeitaufwands für eine Aufgabe daneben liegst und wesentlich mehr Zeit benötigst.

Das richtige Planen Deiner Zeit soll für Dich eine Befreiung sein. Wenn Du Dich durch Deine Pläne eingeengt fühlst, musst Du mehr Freiräume schaffen. Das Ziel ist zwar, möglichst viele Aufgaben zu erledigen, aber Du wirst mit einem vollständig zugeplanten Tag nur das Gegenteil erreichen. Denk bei Deinen Plänen also immer daran, Zeit für spontane Aktivitäten und Raum zum Nachholen zu lassen.

Prioritäten setzen

Es ist unmöglich, alle Probleme an einem einzigen Tag zu lösen. Meistens ist es aber vollkommen ausreichend, wenn Du nur die wichtigsten Dinge erledigst (siehe Das Pareto-Prinzip). Aber was sind für Dich die wichtigsten Aufgaben? In diesem Artikel lernst Du Methoden kennen, mit denen Du Deinen Aufgaben die richtige Priorität zuordnen kannst.

Effektives Zeitmanagement bedeutet, das Wichtigste zuerst zu tun. Stephen R. Covey

Was die wichtigsten Sachen in Deinem Leben sind, hängt von Deinen größten Zielen ab. Dir sollte absolut klar sein, welche Ziele das sind. Falls Du jetzt nicht auf Anhieb Deine Ziele aufschreiben kannst oder sie bereits auf einem Zettel aufgeschrieben hast, solltest Du erst die Kategorie Ziele lesen. Selbst wenn Dir Deine Ziele schon klar sind, ist es aber nicht leicht, die täglichen Aufgaben mit ihrer Hilfe in die richtige Reihenfolge zu bringen. Deshalb gibt es verschiedene Methoden, mit denen Du alle Dinge leicht nach ihrer Priorität ordnen kannst.

Zeitmanagementmatrix (Eisenhower-Prinzip)

Mit Hilfe der Zeitmanagementmatrix, die sowohl durch den ehemaligen US-Präsidenten Eisenhower als auch durch den bekannten Autor Stephen R. Covey populär geworden ist, werden die verschiedenen Tätigkeiten in 4 Quadraten eingeteilt. Jede Aufgabe wird nach den Kriterien „dringlich/undringlich“ und „wichtig/unwichtig“ in eines der 4 Quadranten eingeordnet.

Zeitmanagementmatrix

Quadrant I

In Quadrant I befinden sich Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Es handelt sich um Dinge, die noch heute persönlich erledigt werden müssen. In diesen Quadranten fallen Probleme, Krisen, bedeutende Entscheidungen und Projekte mit anstehendem Abgabetermin. Aufgaben aus diesem Bereich können Dir Sorgen bereiten und sind oft mit Stress verbunden. Es ist offensichtlich, dass diese Aufgaben die höchste Prioritätsstufe haben.

Wenn sich allerdings alle Deine Aufgaben in Quadrant I wieder finden, wirst du völlig von äußeren Einflüssen beherrscht. Du betreibst dann kein Zeitmanagement mehr, sondern Krisenmanagement.

Quadrant II

Quadrant II ist der entscheidende Bereich für effektives Zeitmanagement. Hier befinden sich Aufgaben, die wichtig aber nicht dringend sind. Es handelt sich um Dinge wie das Setzen von Zielen, die langfristige Planung, Vorbereitung und Erholung. Dieser Bereich wird oft übersehen. Aber alle Dinge, die sich in Quadrant II befinden, rutschen irgendwann in Quadrant I, wenn Du sie nicht vorher erledigst.

Quadrant III

Post, Emails, Telefonanrufe und Meetings sind teilweise dem Quadrant III – dringend, aber nicht wichtig – zuzuordnen. Diese Aufgaben können leicht irrtümlich in Quadrant I einsortiert werden, weil sie so dringend wirken, dass die Wichtigkeit gar nicht mehr beurteilt wird. Oft entsteht die Dringlichkeit solcher Aufgaben auch erst durch Erwartungen anderer. Quadrant III Tätigkeiten solltest Du nach Möglichkeit delegieren oder schnell in einem großen Block erledigen.

Quadrant IV

Unwichtige und nicht dringende Aufgaben befinden sich in Quadrant IV. Es handelt sich um sinnlose Aktivitäten, mit denen Du Deine Zeit verschwendest. Diese Dinge wandern direkt in den Papierkorb.

Zusammenfassung

Ordne Deine täglichen Aktivitäten jetzt den 4 Quadranten zu. Als erstes musst Du natürlich die Aufgaben aus Quadrant I erledigen. Dein Ziel sollte aber sein, diesen Bereich in Zukunft kleiner werden zu lassen. Als zweites solltest du dich mit dem Inhalt von Quadrant II beschäftigen. Mit Aktivitäten aus Quadrant II bekommst Du Dein Leben unter Kontrolle und sorgst dafür, dass Du weniger Zeit für Quadrant I verwenden musst.

Schließlich kannst Du Dich mit Quadrant III und ”“ wenn überhaupt ”“ mit Quadrant IV befassen. Besser wäre es allerdings, wenn Du hierfür kaum Zeit aufwendest und stattdessen weitere Aktivitäten aus Quadrant II erledigst.

Die ABC-Methode

Die Stärke dieser Methode liegt in ihrer Einfachheit. Mit der ABC-Methode kannst Du alle Deine Aufgaben in wenigen Minuten nach ihrer Priorität sortieren. Liste zunächst alle Aufgaben, die Du erledigen musst, auf einem Blatt Papier auf. Anschließend ordnest Du allen Aufgaben einen Buchstaben nach folgendem System zu:

A

Eine Aufgabe, die mit einem „A“ markiert ist, ist sehr wichtig. Es handelt sich um etwas, was Du machen musst. Wenn Du diese Aufgabe erledigt hast, wird das Dein Leben und Deinen Erfolg sehr positiv beeinflussen. Lässt Du die Aufgabe liegen, hat dies unangenehme Folgen.

B

„B“ Aufgaben solltest Du erledigen. Sie sind keinesfalls so wichtig wie „A“ Aufgaben, können aber nicht unbegrenzt nach hinten verschoben werden. Diese Aufgaben können zu einem späteren Zeitpunkt auch schnell zu „A“ Aufgaben werden.

C

Bei einer „C“ Aufgabe handelt es sich um Dinge, die zunächst unvollendet bleiben können. Es gibt keinen bestimmten Stichtag, an dem Du die Aufgabe erledigt haben musst. Wenn eine solche Aufgabe erst später erledigt wird, führt das nicht zu negativen Folgen.

D

Du kannst die ABC-Methode auch noch um „D“ Aufgaben erweitern. Hierbei handelt es sich um Dinge, die eigentlich gar nicht erledigt werden müssten oder die delegiert werden können. Wenn Du alle wichtigeren Aufgaben erledigt hast, kannst Du Dich den „D“ Aufgaben widmen.

Wie Du weiter vorgehen solltest

Du kannst jetzt alle Aufgaben noch weiter untergliedern, indem Du sie nummerierst (A-1, A-2…). Vor Dir liegt am Ende eine Liste voller Aufgaben, die perfekt nach Priorität geordnet sind. Jetzt fängst Du einfach mit Aufgabe „A-1“ an und gehst erst zur nächsten Aufgabe über, wenn Du „A-1“ erledigt hast.

Tagesgeschäft und Weitblick

Die ABC-Methode hilft Dir dabei, Deine täglichen Aufgaben so zu gliedern, dass Du sie nach Priorität erledigen kannst. Die Herausforderung ist, sich möglichst an diesen Plan zu halten und nicht von neuen Dingen ablenken zu lassen. In der Regel wirst Du aber auch dann nicht alle Aufgaben abarbeiten können. Genau deshalb sortierst Du sie ja auch!

Langfristig solltest Du mit Hilfe der Zeitmanagementmatrix Deinen Arbeitstag so umstellen, dass Du immer mehr Zeit im zweiten Quadrant verbringen kannst. Dies ist eher ein Projekt mit Weitblick, das mehrere Monate in Anspruch nehmen kann, sich aber auf jeden Fall lohnen wird!

Aufschieben vermeiden

Eines der größten Probleme im Bereich des Zeitmanagements ist nicht der Zeitmangel, sondern das Aufschieben wichtiger Aufgaben. Lustlosigkeit, Versagensängste oder langweilige Aufgaben können dafür sorgen, dass Du Dinge immer weiter in die Zukunft schiebst. Warum Aufschieben so schlimm für Dich ist und wie Du es in Zukunft besser machen kannst, lernst Du in diesem Artikel.

Zeitmanagement existiert nicht in einem Vakuum. Viele weitere Einflussfaktoren sind mit diesem Thema eng vernetzt ”“ gerade im Bereich des Aufschiebens. Besonders die Artikel aus der Kategorie Motivation (z.B. Das Schmerz und Freude Prinzip) können Dir beim Überwinden des Aufschiebens helfen. Lies dort noch einmal nach, wie Du Symptome wie Lustlosigkeit besiegen kannst.

Warum Aufschieben so schlimm ist

Müde macht uns die Arbeit, die wir liegen lassen, nicht die, die wir tun. Marie von Ebner-Eschenbach

Alle Dinge, die Du nicht erledigst, vergisst Du nicht. Sie bleiben im Kopf und bereiten Dir konstant ein ungutes Gefühl. Unbewusst machst Du Dir die ganze Zeit Vorwürfe, dass Du die Aufgaben nicht erledigst. Langsam baut sich vor Dir ein mentaler Chaoshaufen mit unerledigten Aufgaben auf. Das schlimme ist: Dein Kopf ist nicht mehr frei für Neues.

Untersuchungen haben ergeben:
Solange ein Tisch in einem Restaurant seine Rechnung nicht bezahlt hat, weiß die Bedienung genau welcher Gast welches Essen und welches Getränk hatte. Sobald die Gäste allerdings die Rechnung bezahlt haben, kann die Bedienung schon nach kurzer Zeit Essen und Getränke nicht mehr zuordnen. Das Gehirn „vergisst“ diese Informationen, weil sie nicht mehr wichtig sind.

Was auf die Bedienung im Restaurant zutrifft, gilt für Dich genauso. Sobald Du eine Sache erledigt hast, „vergisst“ Du sie. Sie belastet Dich nicht mehr und Du hast Platz für etwas Neues. Das schlechte Gewissen verschwindet und Du wirst Dich viel wohler fühlen, weil die Blockade aufgelöst ist. Nimm Dir also zum Beispiel vor, jede Woche eine Aufgabe zu erledigen, die schon seit langem halbfertig herumliegt.

Ausreden unbedingt vermeiden

Jeder hat seine kleinen Scheingründe, die das Aufschieben rechtfertigen. Wenn Du Dich dabei ertappst, wie Du solche Ausreden zu Deiner eigenen Verteidigung vorbringst, solltest Du ganz bewusst „Stopp!“ sagen. Mach Dir klar, was Du gerade tust: Du erklärst Dir selbst, dass das Aufschieben gar nicht so schlimm ist. Das weißt Du jetzt aber besser! Lass diese Ausreden ab jetzt nicht mehr gelten und fang mit den Aufgaben einfach an.

Wie schon in unserem Artikel „Ziele: Fang jetzt an!“ erklärt, läuft (fast) alles von selbst, wenn Du erst einmal in Schwung gekommen bist.

Typische Ausreden vermeiden

  • Es ist noch so lange hin bis die Aufgabe fertig sein muss.
  • Wenn ich damit anfange, läuft es wie von selbst.
  • Es bringt nichts, wenn ich keine Lust habe.
  • Morgen ist ein neuer Tag. Da wird es viel besser laufen.
  • Ich muss mich nur konzentrieren.
  • Erst mal räume ich noch auf.

Die Schweizer Käse Methode

Schweizer Käse hat bekanntlich viele Löcher, und nach diesem Vorbild kannst Du große Aufgaben bewältigen. So vermeidest du ein Aufschieben das nur entsteht, weil du Angst hast einer großen Aufgabe nicht gewachsen zu sein und deshalb gar nicht erst anfängst.

Mache einfach viele kleiner Löcher in die große Aufgabe. Arbeite jeden Tag für 30 Minuten an einem Projekt und erledige Schritt für Schritt die kleinen Aufgaben. Indem Du immer mehr Löcher – kleine erledigte Dinge – in den Käse machst, rückst Du dem Hauptziel immer näher. Schließlich wirst Du aufgrund Deiner Fortschritte so viel Spaß an der Aufgabe haben, dass Du sie sogar schneller als geplant schaffen wirst.