Wenn Du zu viele wichtige Aufgaben auf einmal erledigen musst, hast Du nur eine Wahl: Du musst einen Teil der Arbeit an andere abtreten. Effektives Delegieren bereitet oft viele Probleme: Was kannst Du delegieren und wem kannst Du diese Aufgaben übertragen? Warum fällt uns Delegieren oft so schwer und wie machst Du es richtig?
Jeder Mensch hat besondere Fähigkeiten und Talente und kann bestimmte Aufgaben schneller und besser als andere erledigen. Dein Ziel sollte sein, dass Du Dich auf diese Dinge konzentrierst und fast alles andere delegierst. Das ist in der Praxis schwer umzusetzen. Deshalb solltest Du mit kleinen Aufgaben anfangen und Dich langsam steigern.
Zunächst stellt sich für Dich die Frage, welche kleinen Aufgaben Du überhaupt an andere weitergeben kannst. Schaue Dir mal die Dinge an, die Du täglich machen musst! Gibt es Aufgaben, die jeden Tag wiederkehren? Diese Routineaufgaben kannst Du gut delegieren.
Außerdem solltest Du nach Aufgaben suchen, die Du selbst nicht magst, andere aber vielleicht gerne machen. Schließlich solltest Du auch Dinge delegieren, für die andere Leute besser qualifiziert sind.
An wen Du die Aufgaben delegieren kannst, hängt von vielen Faktoren ab. Grundsätzlich hat fast jeder Zeitprobleme und wird nicht einfach Deine Aufgaben übernehmen, weil er sonst nichts zu tun hat. Deshalb beeinflussen besonders Deine Stellung und Dein Geldbeutel, an wen Du Dinge weitergeben kannst. Wenn Du Chef eines Unternehmens bist, ist es sogar Deine Aufgabe, die Arbeit effektiv zu delegieren und nur die wichtigsten Dinge selbst zu erledigen. Du kannst aber auch mit Anderen Aufgaben tauschen, so dass beide die jeweils bevorzugte Aufgabe erledigen.
Vielleicht wäscht jemand lieber als er putzt. Einer redet mit Kunden lieber direkt, während der andere Gespräche am Telefon vorzieht. Es gibt unzählige Möglichkeiten! Schaue Dir Deine Aufgaben mal genau an und überlege, wo sich ein Tausch anbietet.
Schließlich ist es wichtig, dass Du andere mit den Aufgaben nicht überforderst. Nach einer kurzen Einführungs- bzw. Einarbeitungsphase sollte die Aufgabe ohne Probleme erledigt werden. Wenn Du ständig helfend eingreifen musst, hast Du Dir die falsche Person oder die falsche Aufgabe zum Delegieren ausgesucht.
Warum Delegieren so schwer ist
Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen, und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen. Theodore Roosevelt
Neben den oben genannten Schwierigkeiten gibt es für viele ein zentrales Problem: Mit der Delegation verliert man die Kontrolle über die Aufgabe. Oft denken wir, dass wir die einzigen sind, die die Aufgaben richtig erledigen können.
Wenn Du erfolgreich sein willst, wirst Du aber nicht jedes Detail selbst erledigen und überprüfen können. Du musst die Kontrolle über kleine Aufgaben abgeben, damit Du die Kontrolle über die wichtigen Aufgaben behältst.
Jeder wird irgendwann Fehler machen. Du wirst eine delegierte Aufgabe nicht jedes Mal zu Deiner vollsten Zufriedenheit erledigt sehen. Das kann Dir aber auch passieren, wenn Du die Arbeit selbst machst. Insgesamt überwiegt der Zeitgewinn mögliche kleine Fehler bei weitem. Zum Abschluss bekommst Du eine kurze Checkliste an die Hand, die Du zumindest in Gedanken immer durchgehen solltest, bevor Du jemand eine Aufgabe überträgst.
Deine Checkliste für erfolgreiches Delegieren:
- Hast Du Dir gut überlegt, an wen Du die Aufgabe weitergeben kannst? Ist die Person geeignet?
- Hast Du genau erklärt, was Du erwartest? Weiß die andere Person, wann sie die Aufgabe erfolgreich abgeschlossen hat?
- Ist der Person klar, warum Du gerade sie ausgewählt hast? Welche Stärke hat sie, die für die Aufgabe benötigt wird?
- Kennt die Person die eigenen Vorteile, die mit der Erledigung der Aufgabe verbunden sind?
- Hast Du eine genaue Deadline festgelegt und erklärt, warum gerade diese eingehalten werden muss?
- Gibt Dir die Person regelmäßig kurzes Feedback und übermittelt Ergebnisse? Weiß sie, dass sie bei Fragen und Problemen zu Dir kommen kann?
- Lässt Du die Person ohne viel Einmischung selbstständig arbeiten?
- Hast Du die Person gelobt bzw. Verbesserungsvorschläge gemacht und sichergestellt, dass sie (und nicht Du!) die Anerkennung erntet?