Prioritäten setzen

Es ist unmöglich, alle Probleme an einem einzigen Tag zu lösen. Meistens ist es aber vollkommen ausreichend, wenn Du nur die wichtigsten Dinge erledigst (siehe Das Pareto-Prinzip). Aber was sind für Dich die wichtigsten Aufgaben? In diesem Artikel lernst Du Methoden kennen, mit denen Du Deinen Aufgaben die richtige Priorität zuordnen kannst.

Effektives Zeitmanagement bedeutet, das Wichtigste zuerst zu tun. Stephen R. Covey

Was die wichtigsten Sachen in Deinem Leben sind, hängt von Deinen größten Zielen ab. Dir sollte absolut klar sein, welche Ziele das sind. Falls Du jetzt nicht auf Anhieb Deine Ziele aufschreiben kannst oder sie bereits auf einem Zettel aufgeschrieben hast, solltest Du erst die Kategorie Ziele lesen. Selbst wenn Dir Deine Ziele schon klar sind, ist es aber nicht leicht, die täglichen Aufgaben mit ihrer Hilfe in die richtige Reihenfolge zu bringen. Deshalb gibt es verschiedene Methoden, mit denen Du alle Dinge leicht nach ihrer Priorität ordnen kannst.

Zeitmanagementmatrix (Eisenhower-Prinzip)

Mit Hilfe der Zeitmanagementmatrix, die sowohl durch den ehemaligen US-Präsidenten Eisenhower als auch durch den bekannten Autor Stephen R. Covey populär geworden ist, werden die verschiedenen Tätigkeiten in 4 Quadraten eingeteilt. Jede Aufgabe wird nach den Kriterien „dringlich/undringlich“ und „wichtig/unwichtig“ in eines der 4 Quadranten eingeordnet.

Zeitmanagementmatrix

Quadrant I

In Quadrant I befinden sich Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Es handelt sich um Dinge, die noch heute persönlich erledigt werden müssen. In diesen Quadranten fallen Probleme, Krisen, bedeutende Entscheidungen und Projekte mit anstehendem Abgabetermin. Aufgaben aus diesem Bereich können Dir Sorgen bereiten und sind oft mit Stress verbunden. Es ist offensichtlich, dass diese Aufgaben die höchste Prioritätsstufe haben.

Wenn sich allerdings alle Deine Aufgaben in Quadrant I wieder finden, wirst du völlig von äußeren Einflüssen beherrscht. Du betreibst dann kein Zeitmanagement mehr, sondern Krisenmanagement.

Quadrant II

Quadrant II ist der entscheidende Bereich für effektives Zeitmanagement. Hier befinden sich Aufgaben, die wichtig aber nicht dringend sind. Es handelt sich um Dinge wie das Setzen von Zielen, die langfristige Planung, Vorbereitung und Erholung. Dieser Bereich wird oft übersehen. Aber alle Dinge, die sich in Quadrant II befinden, rutschen irgendwann in Quadrant I, wenn Du sie nicht vorher erledigst.

Quadrant III

Post, Emails, Telefonanrufe und Meetings sind teilweise dem Quadrant III – dringend, aber nicht wichtig – zuzuordnen. Diese Aufgaben können leicht irrtümlich in Quadrant I einsortiert werden, weil sie so dringend wirken, dass die Wichtigkeit gar nicht mehr beurteilt wird. Oft entsteht die Dringlichkeit solcher Aufgaben auch erst durch Erwartungen anderer. Quadrant III Tätigkeiten solltest Du nach Möglichkeit delegieren oder schnell in einem großen Block erledigen.

Quadrant IV

Unwichtige und nicht dringende Aufgaben befinden sich in Quadrant IV. Es handelt sich um sinnlose Aktivitäten, mit denen Du Deine Zeit verschwendest. Diese Dinge wandern direkt in den Papierkorb.

Zusammenfassung

Ordne Deine täglichen Aktivitäten jetzt den 4 Quadranten zu. Als erstes musst Du natürlich die Aufgaben aus Quadrant I erledigen. Dein Ziel sollte aber sein, diesen Bereich in Zukunft kleiner werden zu lassen. Als zweites solltest du dich mit dem Inhalt von Quadrant II beschäftigen. Mit Aktivitäten aus Quadrant II bekommst Du Dein Leben unter Kontrolle und sorgst dafür, dass Du weniger Zeit für Quadrant I verwenden musst.

Schließlich kannst Du Dich mit Quadrant III und ”“ wenn überhaupt ”“ mit Quadrant IV befassen. Besser wäre es allerdings, wenn Du hierfür kaum Zeit aufwendest und stattdessen weitere Aktivitäten aus Quadrant II erledigst.

Die ABC-Methode

Die Stärke dieser Methode liegt in ihrer Einfachheit. Mit der ABC-Methode kannst Du alle Deine Aufgaben in wenigen Minuten nach ihrer Priorität sortieren. Liste zunächst alle Aufgaben, die Du erledigen musst, auf einem Blatt Papier auf. Anschließend ordnest Du allen Aufgaben einen Buchstaben nach folgendem System zu:

A

Eine Aufgabe, die mit einem „A“ markiert ist, ist sehr wichtig. Es handelt sich um etwas, was Du machen musst. Wenn Du diese Aufgabe erledigt hast, wird das Dein Leben und Deinen Erfolg sehr positiv beeinflussen. Lässt Du die Aufgabe liegen, hat dies unangenehme Folgen.

B

„B“ Aufgaben solltest Du erledigen. Sie sind keinesfalls so wichtig wie „A“ Aufgaben, können aber nicht unbegrenzt nach hinten verschoben werden. Diese Aufgaben können zu einem späteren Zeitpunkt auch schnell zu „A“ Aufgaben werden.

C

Bei einer „C“ Aufgabe handelt es sich um Dinge, die zunächst unvollendet bleiben können. Es gibt keinen bestimmten Stichtag, an dem Du die Aufgabe erledigt haben musst. Wenn eine solche Aufgabe erst später erledigt wird, führt das nicht zu negativen Folgen.

D

Du kannst die ABC-Methode auch noch um „D“ Aufgaben erweitern. Hierbei handelt es sich um Dinge, die eigentlich gar nicht erledigt werden müssten oder die delegiert werden können. Wenn Du alle wichtigeren Aufgaben erledigt hast, kannst Du Dich den „D“ Aufgaben widmen.

Wie Du weiter vorgehen solltest

Du kannst jetzt alle Aufgaben noch weiter untergliedern, indem Du sie nummerierst (A-1, A-2…). Vor Dir liegt am Ende eine Liste voller Aufgaben, die perfekt nach Priorität geordnet sind. Jetzt fängst Du einfach mit Aufgabe „A-1“ an und gehst erst zur nächsten Aufgabe über, wenn Du „A-1“ erledigt hast.

Tagesgeschäft und Weitblick

Die ABC-Methode hilft Dir dabei, Deine täglichen Aufgaben so zu gliedern, dass Du sie nach Priorität erledigen kannst. Die Herausforderung ist, sich möglichst an diesen Plan zu halten und nicht von neuen Dingen ablenken zu lassen. In der Regel wirst Du aber auch dann nicht alle Aufgaben abarbeiten können. Genau deshalb sortierst Du sie ja auch!

Langfristig solltest Du mit Hilfe der Zeitmanagementmatrix Deinen Arbeitstag so umstellen, dass Du immer mehr Zeit im zweiten Quadrant verbringen kannst. Dies ist eher ein Projekt mit Weitblick, das mehrere Monate in Anspruch nehmen kann, sich aber auf jeden Fall lohnen wird!

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