Zeiteinteilung – Den Tag planen

Je besser Du Deine Aufgaben planst bevor Du anfängst, desto mehr Dinge wirst Du schaffen. Besonders effektiv sind Deine Pläne, wenn Du sie vorab schriftlich festhältst. Mit einem guten Plan fällt es Dir auch leichter anzufangen und dranzubleiben bis alle Aufgaben erledigt sind.

Das Handeln ohne einen Plan ist der Grund für jeden Misserfolg. Alex MacKenzie

Fang heute damit an, jeden Tag, jede Woche und jeden Monat vorab zu planen. Was sich jetzt nach viel Aufwand anhört oder Dir scheinbar alle Freiheiten nimmt, bewirkt das genaue Gegenteil. Versprochen! Nimm Dir ein Blatt Papier und schreibe alle Deine verschiedenen beruflichen und privaten Aufgaben und längerfristigen Projekte auf und entwickle einen Plan, wann Du was erledigen willst. Für Deine täglichen Arbeitsschritte planst Du am besten jeden Tag am Abend vorher. Die wöchentlichen Pläne am Sonntag und die monatlichen am Ende des vorherigen Monats. Logisch…

Warum das Planen Dir hilft

Wenn Du Dich von zu vielen Aufgaben überwältigt fühlst, verursacht das enormen negativen Stress. Du hast den Eindruck, dass alles über Dir zusammenbricht. Das führt oft zu einer mentalen Blockade und stark nachlassender Produktivität. Ein realistischer und vernünftiger Plan befreit Deinen Kopf und bringt Dich wieder in die Erfolgsspur zurück. Denn aus Deinen chaotischen Gedanken hast Du Dir eine händelbare Übersicht gebastelt. Für die Monatsplanung empfehle ich Dir eine solche Übersicht:

Ein Kalenderblatt, welches sich hervorragend für die Erstellung eine Monatsplans eignet

So hast Du genug Platz, die wichtigsten täglichen Dinge einzutragen. Einfachheit ist der Schlüssel. Du brauchst nicht viele Extrakästchen, Uhrzeiten und To-Do Listen. Im Notfall arbeitest mit verschiedenen Farben. Das Feld Notizen eignet sich übrigens hervorragend für das Aufschreiben Deiner Monatsprojekte. Wenn Du in einen solchen Montasplan Deine Aufgaben einträgst, sieht alles wesentlich machbarer aus, Du fühlst Dich besser und schaffst dadurch auch mehr.

Ein weiterer positiver Effekt des Planens ist, dass Du weißt, was als nächstes auf Dich zukommt. Du gibst Deinem Gehirn damit die Chance, sich schon darauf vorzubereiten. Außerdem weißt Du auch, warum Du Deine jetzige Aufgabe zu Ende bringen musst; es ist nämlich klar, was Du danach tun wirst.

Das tägliche Durcheinander ordnen

Benutze die obige Übersicht für Deine Monats- und Wochenplanung (einfach checken, ob Korrekturen notwendig sind). Nebenbei kannst Du zusätzlich noch eine To-Do Liste führen, wenn Du meinst, dass Du das brauchst. Wenn Du einen einzelnen Tag planen willst, gehst Du etwas genauer vor. Zunächst ordnest Du die Aufgaben für diesen Tag nach Priorität (Prioritäten setzen). In dieser Reihenfolge solltest Du sie dann am nächsten Tag auch erledigen. Dafür ist es wichtig, dass Du abschätzt, wie lange die einzelnen Aufgaben ungefähr dauern werden.

Anschließend planst Du große Zeitblöcke für die Aufgaben. Wenn Du ohne Unterbrechung für zwei Stunden konzentriert an einer Sache arbeitest, musst Du Dich nicht immer wieder in die Aufgabe hineindenken. So sparst Du wertvolle Zeit. So kannst Du auch verfahren, wenn Du ähnliche Aufgaben, z.B. das Bezahlen von Rechnungen, zusammen erledigst und nicht einzelnd.

Bei der Einteilung Deines Tages musst Du auch Deine persönliche Leistungskurve berücksichtigen. Beobachte Deine Leistungsfähigkeit ein paar Tage lang, damit Du danach die schwersten Aufgaben in Deinem Leistungshoch bearbeiten kannst. In der Regel liegt das Hoch zwischen 8-12 Uhr, ideal also für Deine wichtigsten Dinge des Tages.

Es ist auch sinnvoll, eine so genannte Goldene Stunde in diese Zeit zu legen. Nimm Dir eine Stunde am Tag, in der Du das Telefon abschaltest, Dein Postfach nicht auf Emails überprüfst und alle Störungen vermeidest. In dieser Zeit musst Du ohne jede Unterbrechung an Deinen wichtigsten Aufgaben arbeiten können.

Spontan bleiben

Jeder noch so gut ausgearbeitete Plan ist nutzlos, wenn er so voll ist, dass Du keine Zeit mehr für Spontanität hast: Es ist nicht gut, den ganzen Tag zu verplanen, stattdessen solltest Du Dir Zeit zum Nachholen lassen. Es werden immer unvorhergesehene Dinge passieren, die Deine Pläne durcheinander werfen. Außerdem kann es leicht passieren, dass Du beim Abschätzen des Zeitaufwands für eine Aufgabe daneben liegst und wesentlich mehr Zeit benötigst.

Das richtige Planen Deiner Zeit soll für Dich eine Befreiung sein. Wenn Du Dich durch Deine Pläne eingeengt fühlst, musst Du mehr Freiräume schaffen. Das Ziel ist zwar, möglichst viele Aufgaben zu erledigen, aber Du wirst mit einem vollständig zugeplanten Tag nur das Gegenteil erreichen. Denk bei Deinen Plänen also immer daran, Zeit für spontane Aktivitäten und Raum zum Nachholen zu lassen.

10 Kommentare

  • Hm, ich brauch ein Beispiel für so einen Plan, wie bei den Prioritäten mit den 4 Quadranten. Des hab ich einfach in Excel nachgemacht und noch ein paar Funktionen eingebaut, die alles nach einfacher machen. Aber ich versuch mal so was auch hinzubekommen.

  • Hallo Anno Nym,
    vielleicht hilft Dir dabei sonst auch die „Zeitmanagement ohne Zeitverlust“-Serie weiter.

  • @ Sven-Alexander
    hab schon fast alle themen im Backstage bereich gelesen. Ich nehm mir jezt mal das Zeitmanagement ohne Verluste vor. Thx für den Hinweis.

  • Ouh mann….Ich kkrieg die Einordnungen noch immer nicht richtig hin!Ich muss morgen für Musik 4 schwere Akkorde lernen und hab nurnoch 1 Stunde :( Und am Mittwoch noch eine Englisch Arbeit…Oh gott stress pur! Ich weiss nicht wie ich dinge plann soll….Ich bin nurnoch gestresst….Jetz muss ich aber auch so langsam üüben sonst bekomm´ ich noch eine schlechte Note O___O

  • Danke im Voraus!

  • Hallo Sven, ich frage mich immer wieder wir Menschen immer mehr Zeit mit Handy etc. verbringen. Ich selbst, habe gestern mir eine App auf meinem Iphone installiert und war schokiert wieviel Zeit man dadurch „verballert“.
    Danke für die eigentlich einfachen aber nützlichen Tipps… Dadurch kam mir erst der Gedanke das mit der App, meine Zeit mit in die Analyse mit aufzunehmen. Ich bin gerade dabei Euren Goalplanner zu testen da bin ich auch sehr gespannt… Weil ich rutsche immer wieder von meinen eigentlichen Zielen immer wieder ab und hoffe es hat somit ein Ende! Weiterhin viel Erfolg mit Eurem Blog.
    Liebe Grüße,
    Michael

    • Hallo zusammen!
      Michael ich kann dir http://kanbantool.com/ empfehlen (übrigens diese Tool funktioniert wunderbar auf Mobilgeräten mit Touchscreens). Kanban Tool ist für die tägliche Arbeitsplanung geeignet. Diese Toll gibt die Möglichkeit alle Termine und Aufgaben zu visualisieren und dadurch werden die Ziele und die Aufgaben bestens organisiert. Man kann es gründlich testen (es gibt eine kostenloses 14-Tage-Probeabo).

  • Es macht Sinn, dass es einem hilfreich ist zu planen. Ich kann mir vorstellen, das meine Wochen besser gehen werden, wenn ich besser planen. VG

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