Vor ein paar Jahren waren der Begriff Selbstmanagement und seine Bedeutung noch weitestgehend unbekannt. Nun stellt das Selbstmanagement eine wichtige Qualifikation der Führungspersönlichkeiten vieler Unternehmen dar. In dem Begriff Selbstmanagement verstecken sich mehrere Teilkompetenzen, die für eine individuelle Entwicklung im privaten und beruflichen Bereich sorgen, und zwar unabhängig von jeglichen äußeren Einflüssen. Zu diesen Kompetenzen gehören beispielsweise die Motivation, Zielsetzung, Planung und Organisation, Lernbereitschaft und Lernfähigkeit, sowie die Überprüfung oder Kontrolle des Erfolgs durch Feedback der beteiligten Projektteilnehmer.
Die Entwicklungsgeschichte des Selbstmanagements
Noch in den 70er Jahren des vergangenen Jahrhunderts war eine Erziehung zum Selbstmanagement verpönt und als antiautoritäre Erziehung oder „Erziehung zum Ungehorsam“ (nach einem Film des Fernsehjournalisten Gerhard Bott) verschrien. Unter der antiautoritären Erziehung verstand man in dieser Epoche die Fähigkeit des Kindes, seinen eigenen Weg und sein Leben selbst zu bestimmen und eigene Entscheidungen zu treffen. So wurden die Kinder nicht beeinflusst oder manipuliert durch Meinungen oder Strömungen der Eltern und konnten ihren eigenen Lebensstil ganz unabhängig und autonom gestalten.
In Deutschland machte sich die Entwicklung in der Gründung verschiedener Eltern-Vereine bemerkbar, die im Gegensatz zu den christlichen Kindergärten eine liberale und selbstbestimmte Erziehung der Kleinkinder durchführten. Das Selbstmanagement für Führungspersönlichkeiten beruhte nicht nur auf der frühkindlichen Erziehung, sondern auch in der Organisation der Arbeit. Hierfür sind vier Entwicklungsschritte nach Stephen Covey zu nennen, die diese Strömung durchlaufen musste, bevor sie sich fest etablierte.
- Die erste Phase wird durch das Zeitmanagement definiert und bedeutet die Arbeitsorganisation mithilfe von Organizern, Check- und To-do-Listen sowie Kalendern. Ziel dieser strukturierten Zeitabläufe war die Steigerung der Produktivität sowie die Kontrolle aller Arbeitsabläufe.
- In einer zweiten Phase wird das Augenmerk auf die Planung und Vorbereitung von verschiedenen Aufgaben gelegt, bei dem in Selbstmanagement-Seminaren vor allem die Konzentration auf die wesentlichen Punkte gelehrt wird.
- Der dritte Schritt des Selbstmanagements ist ein wenig universeller, da er versucht zwei Bereiche zu vereinen. Die Planung beruflicher Ziele sollte mit den persönlichen Zielen übereinstimmen, damit es so nicht zu zwiespältigen Gefühlen oder innerlichen Spannungen, und schließlich sogar schweren Depressionen kommen kann.
- Als vierte Phase definiert Stephen Covey die verbesserte Lebensqualität, die durch die physische und mentale Energie, die Teamarbeit, die Weiterentwicklung der Fähigkeiten und die klare Festsetzung von Zielen und einem Lebenssinn geprägt ist.
Selbstmanagementtrainings für Führungspersönlichkeiten
Noch niemals zuvor hat es in der Arbeitsgeschichte weltweit so viele Führungspersonen gegeben wie heute, die ein ungeheuer großes Maß an Verantwortung für ihre Mitarbeiter und vielleicht sogar die Gesellschaft zu tragen haben. Eine solche Aufgabe kann man nicht immer durch die Qualifikationen meistern, die man durch ein bloßes Studium oder einige Fortbildungen erlangt hat. Um effektives Selbstmanagement für sich selbst und auch die Arbeitskräfte und Mitarbeiter zu erlernen, dienen die verschiedensten Seminare zum Selbstmanagement. In diese Thematik führen auch die unterschiedlichsten Exemplare aus der Fachliteratur ein. Dennoch fehlt bei dieser rein schriftlichen Form die nötige Praxis, um die erlernten Fähigkeiten erst in einem kontrollierten Bereich anzuwenden und für sich selbst auszutesten.
Selbstmanagement-Tipps für Führungskräfte
Um das Selbstmanagement zu verbessern reicht es am Anfang aber schon aus, ein paar Tipps zu beachten. Als Erstes betrachtet jeder Projekt-, Abteilungs- oder Unternehmensleiter seinen eigenen Arbeitsstil. Durch intensive Gespräche mit der Assistenz oder auch dem Sekretariat können gemeinsam die Chancen des Arbeitsstils erkannt, aber auch die Risiken ausgemacht werden.
Um ein Projekt richtig und pünktlich durchzuführen ist es wichtig, sich von Anfang an Ziele zu setzen und diese konkret zu definieren. Ebenfalls können die einzelnen Schritte festgehalten werden, die man abarbeiten muss. Jede Aufgabe wird eindeutig einem Mitarbeiter zugeteilt, sodass keine Missverständnisse aufgrund unzureichender Absprache entstehen können. Im Rahmen des Zielmanagements kann eine Prioritätenliste angefertigt werden. Durch Checklisten werden die Aufgaben kontrolliert und die Führungskraft behält allzeit den Überblick über schon erledigte und sich noch in Arbeit befindliche Aufgaben.
To-do Listen helfen nicht nur bei ausstehenden Projekten, sondern auch bei der Organisation des Arbeitsplatzes. Eine To-do-List kann ebenfalls für die Aufgaben der Mitarbeiter angefertigt werden, sodass nie in Vergessenheit gerät, wer gerade was an welchem Projekt bearbeitet. Die richtige Ordnung im E-Mail und Postverkehr ist ebenfalls von großer Wichtigkeit, um den Überblick zu behalten. Durch Listen für die E-Mails und Postfächer mit verschiedenen Schlagwörtern wie z. B. Firmennamen und Projektnamen kann die gewünschte Ordnung im Handumdrehen geschaffen werden.
Die Ruhe zur rechten Zeit ist auf keinen Fall zu vernachlässigen. Laut einer Studie fällt es älteren Führungskräften oftmals leichter, die Reißleine zu ziehen und eine paar Tage in den Urlaub zu fahren. Junge Manager hingegen tun sich in dieser Hinsicht deutlich schwerer. Diese Generation ist davon überzeugt, jeden Anruf zu jeder Zeit entgegen nehmen zu müssen. Dennoch sollte man hin und wieder nach Feierabend oder am Wochenende das Smartphone ausschalten. Denn auch dies kann ein Zeichen von Führungskraft sein, wenn man den Mitarbeitern deutlich zu verstehen gibt, wann man erreichbar ist und wann nicht. Natürlich reichen diese Tipps nicht aus, um erfolgreiches Selbstmanagement zu betreiben. Deshalb lohnt es sich beispielweise an einem MDI Training teilzunehmen und die neu gewonnen Fähigkeiten im Büro einzusetzen.