Planen leicht gemacht – Wie Du mit wenig Zeitaufwand die besten Pläne machst

Es gibt inzwischen hunderte von Methoden und Tipps, wie Du Dich mit einem Plan selbst besser organisieren kannst. Von der einfachen To-Do-Liste bis zu komplexer Projektmanagementsoftware. Jede dieser Methoden soll Dir dabei helfen, Deine persönlichen Projekte effektiv zu planen.

Doch welches Planungssystem funktioniert eigentlich am besten? Wir haben uns auf die Suche nach dem ultimativen Plan gemacht und jede Menge Software, Apps und Taktiken getestet.

Das überraschende Ergebnis? Eigentlich funktionieren sie alle! Wir haben inzwischen zwar eine eigene Methode entwickelt, die wir Dir gleich vorstellen. Aber im Grunde ist es vollkommen egal, ob Du nach der „Getting Things Done“-Methode vorgehst, Trello nutzt oder ein Notizbuch verwendest.

Warum? Weil das Problem in Wahrheit ein ganz anderes ist. Wenn Du die hinter jedem Plan stehenden Planungsprinzipien nicht kennst, hilft Dir keines der Systeme weiter. Im Gegenteil: Du wirst genervt von einer Methode zur nächsten wechseln, weil Du nicht die gewünschten Ergebnisse erzielst.

Wir möchten Dir heute zeigen, wie Du Deine Projekte in Zukunft richtig planst: ohne viel Zeitaufwand, aber mit großer Wirkung. Du lernst,

  • wobei Dir ein Plan weiterhelfen sollte
  • warum Deine Erfolge ohne einen Plan überschaubar bleiben
  • und weshalb Du nicht mehr, sondern weniger planen solltest.

Im Anschluss stellen wir Dir das BeYourBest Prio-Planen vor – unsere Planungsmethode, mit der Du alle drei Planungsprinzipien spielend leicht anwenden kannst und dabei fast keine Zeit verlierst.

BeYourBest Prio-Planen

Planungsprinzip #1: Licht ins Dunkel bringen

Warum solltest Du überhaupt einen schriftlichen Plan machen? Was spricht dagegen, ein Ziel einfach ohne einen Plan anzugehen?

Ganz einfach: Ein guter Plan ist die perfekte Übersicht Deiner nächsten Schritte.

Es macht einen riesigen Unterschied, ob Du im Kopf eine ungefähre Vorstellung davon hast, was Du tun willst, oder ob Du es schriftlich als Plan festhältst. So bist Du gezwungen, eine Struktur zu schaffen und die wichtigsten Meilensteine zu bestimmen.

Jede Minute, die Du mit Planen verbringst, erspart Dir 10 Minuten bei der Ausführung. Brian Tracy

Stell Dir das wie eine hell erleuchtete Treppe vor. Wenn Du schon jede Stufe vor Dir siehst, weißt Du immer genau, was als nächstes kommt und was noch vor Dir liegt. Dein Plan bringt Licht ins Dunkel.

Sind die Treppenstufen dagegen alle dunkel und Du weißt weder wie viele Stufen Du erklimmen musst noch wie diese aussehen, wirst Du langsamer vorankommen – und schneller aufgeben. Die unbekannte Treppe macht Dir Angst und Du verlierst den Glauben daran, ihr Ende erreichen zu können.

Aber Achtung: Es geht nur darum, einen groben Überblick zu gewinnen. Dein Plan soll nicht alle Eventualitäten abdecken. Ein häufiger Fehler ist, viel zu lang über dem perfekten Plan zu brüten. Du wirst Deinen Plan auf dem Weg nach oben immer wieder überarbeiten und anpassen, weil Du Dich nie auf alle Überraschungen des Lebens vorbereiten kannst.

Merke Dir deshalb Planungsprinzip Nummer 1:

Ein guter Plan bringt Licht ins Dunkel, indem er Dir eine grobe Übersicht Deines Vorhabens verschafft.

Planungsprinzip #2: Raus aus dem Reaktionsmodus

Unser Leben ist heutzutage sehr „reaktiv“ geworden. Das bedeutet, dass wir auf Anforderungen nur noch passiv reagieren und uns in einem ständigen Reaktionsmodus befinden. Statt unser Leben aktiv zu steuern, reagieren wir auf Signale von außen. Zum Beispiel:

  • Das Geräusch der nächsten E-Mail, die in unserem Postfach landet.
  • Neue Likes, geteilte Inhalte und Statusupdates, über die uns Apps sofort informieren.
  • Neue Nachrichten, Bilder und Sprachnachrichten bei Whatsapp, auf die wir reagieren müssen.
  • Angesetzte Meetings, an deren Ende wieder nichts passiert ist.
  • Eilmeldungen über die nächste Katastrophe, den nächsten Eklat oder belanglose Prominews.

Mit all diesen Ablenkungen vergeht ein Arbeitstag, an dem wir zwar die ganze Zeit beschäftigt waren, aber kaum etwas geschafft haben.

Die Folge: Wir nehmen uns keine Zeit mehr für die wichtigen Aufgaben, sondern lassen uns von außen vorgeben, womit wir uns beschäftigen sollen. Die Folge: 80 Prozent Deiner täglichen Arbeit bringt Dich gar nicht oder kaum weiter. Trotzdem bist Du abends natürlich müde und gestresst.

Ein guter Plan sollte Dich dabei unterstützen, die wirklich wichtigen Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren. Er hilft Dir, Deinen Tag aktiv zu gestalten statt nur auf die Bedürfnisse anderer zu reagieren.

Wie oft hast Du Dich schon beschwert, dass Du wegen des täglichen Chaos wieder nichts geschafft hast? Die Lösung heißt: Planen. Planungsprinzip Nummer 2 lautet deswegen:

Ein guter Plan befreit Dich aus dem Reaktionsmodus, indem er Freiraum für die wichtigsten Aufgaben des Tages schafft.

Planungsprinzip #3: Klarheit schlägt Komplexität

Unser letztes Prinzip erscheint Dir auf den ersten Blick vielleicht etwas widersprüchlich. Denn es zeigt Dir, warum Du nicht mehr, sondern weniger planen solltest.

Wenn Du schon einmal ernsthaft versucht hast, regelmäßig Tages-, Wochen oder sogar Monatspläne zu erstellen, hast Du bestimmt die Erfahrung gemacht, dass Du dafür sehr viel Zeit benötigst. Die Pläne werden so schnell unübersichtlich, weil sie viel zu detailliert sind.

Außerdem sind solche Pläne viel zu unflexibel und werden deshalb unserem Alltag nicht gerecht. Du könntest Dich heute hinsetzen und die nächsten Monate auf dem Papier vollständig durchplanen. Doch es werden immer Dinge dazwischen, die Du nicht vorhersehen kannst.

Wenn Du dann aber schon jeden Tag mit Aufgaben vollgestopft hast, wird Dich der kleinste Stolperstein vollkommen aus dem Konzept bringen. Du verbringst in einem solchen Fall wertvolle Zeit damit, den Plan an die neue Situation anzupassen und Deine Prioritäten umzustellen.

Achte deshalb darauf, dass Du nicht jeden einzelnen Schritt sorgsam aufschreibst, sondern nur eine Übersicht schaffst. Richtig konkrete Pläne machst Du für höchstens eine Woche und überprüfst sogar diese Pläne jeden Abend oder Morgen kurz noch einmal auf notwendige Anpassungen.

Und noch ein Tipp: Schreib klar und deutlich auf, was Du tun willst. Statt einfach nur „Bewerbung“ auf einen Zettel zu kritzeln, schreibst Du „Anschreiben an Firma XYZ vorbereiten und Lebenslauf aktualisieren“. Statt „Sport“ steht auf Deinem Tagesplan „5 Kilometer Joggen gehen“.

Berücksichtige bei jedem Plan, den Du Dir machst, Planungsprinzip Nummer 3:

Ein guter Plan ist flexibel, entsteht mit wenig Zeitaufwand und ist klar formuliert.

BeYourBest Prio-Planen: Richtig Planen in der Praxis

Wenn Du diese drei Planungsprinzipien beherzigst, wirst Du nach einer ersten Eingewöhnungszeit mit jedem der gängigen Planungssysteme zurecht kommen. Wir ersparen Dir die Suche und stellen Dir jetzt das BeYourBest Prio-Planen vor. Der Vorteil: es ist einfach, schnell und effektiv.

Das Prio-Planen – angelehnt an das Wort Priorität – besteht aus drei Teilen:

  1. Meilensteinpläne
  2. Wochenplan
  3. Tagesplan

1. Erstelle Dir 2-3 Meilensteinpläne

Eine der größten Herausforderungen in der heutigen Zeit ist es, das zu Ende zu bringen, was Du angefangen hast. Zu oft lassen wir uns von dem nächsten spannenden Projekt, einer neuen Idee oder einfach den Alltagaufgaben ablenken. Deshalb solltest Du höchstens zwei bis drei Projekte gleichzeitig verfolgen. Alles andere führt dazu, dass Du eine lange Liste unvollendeter Ziele hast und nicht vorankommst.

Du kannst alles erreichen, aber nicht alles schaffen. David Allen

Entscheide Dich also zuerst für Deine zwei wichtigsten Ziele und erstelle für sie einen sogenannten Meilensteinplan.

Ein Meilensteinplan fasst auf maximal einer DIN A4 Seite nur die wichtigsten Schritte auf dem Weg zu Deinem Ziel zusammen.

Dieser Übersichtsplan hilft Dir dabei, Licht ins Dunkel zu bringen, ohne jedes kleine Detail zu berücksichtigen.

Probiere es jetzt gleich aus: Nimm eines Deiner Ziele und schreib Dir die zehn wichtigsten Schritte in der richtigen Reihenfolge auf. Wenn Du zum Beispiel eine Idee für ein neuartiges Produkt hast, das Du gerne verkaufen möchtest, könnte Dein Meilensteinplan – ergänzt um noch ein paar weitere Details – so aussehen:

BYB Prio-Planen Meilensteinplan

Klick auf das Bild für eine größere Ansicht

Du siehst an diesem Beispiel, wie ein sehr großes Ziel – die Entwicklung und der Verkauf eines eigenen Produkts – in Meilensteine aufgeteilt wird. Das gibt Dir eine Richtung, weil Du weißt, womit Du anfangen musst.

Natürlich ist dieses Projekt in Wahrheit viel komplizierter als es dieser Meilensteinplan erahnen lässt. Doch Du solltest Dich am Anfang nicht mit jedem Detail aufhalten, sondern nur einen groben Überblich haben. Wie Du die Internetseite gestaltest und welchen Preis Dein Produkt haben soll, kannst Du später entscheiden.

Wenn es Dir hilft, kannst Du im Anschluss für den Meilenstein „Ersten Prototypen entwickeln“ noch einen eigenen Meilensteinplan erstellen und dort dann weiter ins Detail gehen.

2. Wochenplan

Im zweiten Schritt werden wir etwas konkreter: Jeden Sonntag Abend nimmst Du Dir 10-15 Minuten Zeit, um einen groben Wochenplan zu erstellen. Dabei sollten neben den üblichen Terminen vor allem Deine auf den Meilensteinplänen festgehaltenen Projekte im Fokus stehen. Sonst landest Du schnell im Reaktionsmodus.

Dazu stellst Du Dir für jedes Deiner Projekte die folgende Frage:

Welche zwei konkreten Schritte muss ich in der nächsten Woche machen, um meinem Ziel näher zu kommen?

Deine Antwort schreibst Du auf und entscheidest als nächstes, wann Du für diese Schritte Zeit hast. Anschließend hältst Du diese Zeitblöcke wie feste Termine fest. Das hilft Dir, Deine Ziele nicht aus den Augen zu verlieren und die Woche aktiv zu gestalten statt nur auf Anforderungen anderer zu reagieren. Hier ein Beispiel für einen Wochenplan:

BYB Prio-Planen Wochenplan

Klick auf das Bild für eine größere Ansicht

Du siehst an dem Beispiel, wie wir kleine Zeitblöcke für die beiden wichtigsten Projekte geschaffen haben. Das ist wichtig, weil Du sonst am Ende der Woche erst merkst, dass Du wegen der ganzen Aufgaben des Alltags nicht mehr dazu gekommen bist.

3. Tagesplan

Mit dem Tagesplan haben wir schon das Ende des BeYourBest Prio-Planens erreicht.

Nimm Dir jeden Abend fünf Minuten Zeit, um Deine zwei wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag festzuhalten.

Mach es nicht zu kompliziert. Formuliere zum Beispiel auf einem kleinen Zettel kurz und knapp, was Du morgen erreichen willst. Denk daran, dass Du nicht nur „Bewerbung“ oder „Sport“ aufschreibst, sondern sehr konkret wirst.

BYB Prio-Planen Tagesplan

Klick auf das Bild für eine größere Ansicht

Das Geheimnis des Tagesplans ist, dass er Dir noch einmal ganz deutlich vor Augen führt, wo Deine Prioritäten für den nächsten Tag liegen. Im besten Fall fängst Du dann morgens gleich mit der wichtigsten Aufgabe des Tages an.

Wir schenken Dir Deinen Planer – Preise im Gesamtwert von 189 Euro!

Das Gewinnspiel ist schon vorbei – wir losen jetzt die Gewinner aus und benachrichtigen sie per E-Mail.

Du willst jetzt loslegen, endlich richtig planen und Deine Ziele erreichen? Wir möchten Dich dabei unterstützen und haben zusammen mit Matthias Büttner von der Firma X17 eine tolle Verlosung für Dich vorbereitet.

Matthias ist ein langjähriger BeYourBest Newsletterabonnent und wir tauschen uns mit ihm regelmäßig über Themen wie Planen und Zeitmanagement aus. Er produziert wunderschöne Planer in hoher Qualität. Wir freuen uns sehr, dass er uns für diese Verlosung eine Auswahl seiner Produkte zur Verfügung stellt.

Du kannst einen der folgende 7 Preise gewinnen:

X17-Preise

  1. Planer A4+ in Lederfasermaterial schwarz mit Notizenmix
  2. Planer A5 hoch in Lederfasermaterial schwarz mit Wochenkalender
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  4. Planer A5+ Quer in Lederfasermaterial schwarz
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  6. Mind-Papers A6 in Lederfasermaterial schwarz
  7. Mind-Papers A7 in Lederfasermaterial schwarz

Viel Erfolg

5 Kommentare

  • Hallo,
    Euer Tipp hier bzgl Planung löst in mir volle Begeisterung aus!
    Möchte sofort loslegen!
    Vielen Dank für diesen tollen Tipp!

    Herzlichst
    Euthymia Ahmann

  • Hey, super! Danke für die Tips und den Anstoß. Es kommt doch alles im richtigen Moment…., heute früh hab ich noch gedacht „Du musst jetzt einen Plan machen, denn die Kraft liegt im Focus“. Und der gelingt viel, viel besser mit Plan👍.
    Herzliche Grüße
    Anke

  • Hallo Ihr,finde Eure Anregungen sehr überzeugend,nur,:warum fehlt mir die Idee,der Mut,das Selbstbewusstsein,die Frustrationstoleranz oder was auch immer,die ersten Schritte zu tun?
    Oder ist mir das Ziel noch nicht klar?
    Und:Eure Seite hält mich ,dran zu bleiben.
    Beste Grüße ,Susanne

    • Hallo Susanne,

      danke für Deinen Kommentar. Vielleicht nimmst Du Dir zu große erste Schritte vor. Versuch es doch mal, ganz klein anzufangen. So dass Du überhaupt keinen Mut brauchst.

      Zum Beispiel: Statt eine Rede vor 1000 Menschen zu halten, hältst Du eine Rede nur für Dich selbst. Anschließend vor dem Spiegel, dann vor der Videokamera. Irgendwann vor einer einzelnen Person usw.

  • Hey,
    ich plane auch regelmäßig die nächsten Tage (meistens so wochenweiße, aber auch machmal bei längeren Projekten über mehrere Woche).

    Mir hilft es, mich auch die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Ich persönlich habe drei MIT’s (most important tasks; siehe zenhabits).

    Warum 3? – Weil ich mir drei am besten merken kann und diese auch oft die meisten Ergebnisse bringen (siehe Pareto-Analyse: http://learning-man.de/pareto-prinzip).

    Schöner Artikel und weiter so!
    Liebe Grüße, Michael

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